ERP Logistics là gì? Lợi ích, tính năng và ứng dụng của ERP Logistics

ERP Logistics được phát triển nhằm tối ưu hóa quá trình vận hành ngành Logistics và chuỗi cung ứng. Phần mềm tích hợp nhiều chức năng khác nhau, từ xây dựng kế hoạch và theo dõi quá trình vận chuyển, quản lý kho bãi, cho đến theo dõi doanh thu và chi phí. Cùng tìm hiểu thêm về hệ thống ERP Logistics trong nội dung dưới đây.

1. ERP Logistics là gì?

ERP Logistics là một hệ thống ERP được tạo ra đặc biệt để quản lý một cách toàn diện và tối ưu hóa các quy trình trong lĩnh vực logistics và chuỗi cung ứng: Từ quản lý theo dõi vận chuyển, quản lý kho, quản lý nhân sự phụ trách cho đến các hoạt động như phân tích doanh thu và chi phí,…

Với sự hỗ trợ của ERP Logistics, doanh nghiệp có thể tự động hóa các quy trình làm việc, giúp nâng cao hiệu suất và khả năng quản lý, tiết kiệm chi phí và tăng doanh thu.

2. ERP Logistics có sự khác biệt gì so với ERP tiêu chuẩn?

Khác với ERP tiêu chuẩn bao gồm các phân hệ cơ bản mà doanh nghiệp nào cũng cần đến và có thể ứng dụng như Tài chính, Nhân sự, Quản lý khách hàng,…ERP Logistics được tạo ra phục vụ riêng cho ngành vận tải và logistics, sẽ tập trung vào phân hệ quan trọng như:

Quản lý kho: Quản lý hiệu suất kho, số lượng và loại hàng hóa, vị trí lưu trữ hàng hóa, tình trạng vận chuyển,…
Quản lý đặt hàng: Theo dõi đơn hàng, quản lý quá trình xử lý đơn hàng từ các đơn vị bán cho đến khách hàng cuối cùng.
Quản lý mua hàng: Quản lý quy trình mua hàng, các đơn mua, nhà cung cấp, công nợ phải trả,…
Quản lý vận chuyển: Quản lý lịch trình vận chuyển, theo dõi phương tiện vận chuyển và tài xế,…
Quản lý chuỗi cung ứng: Quản lý các nhà cung cấp, quản lý rủi ro, quản lý tài nguyên, quản lý hiệu suất,…
Quản lý thông tin: ERP Logistics cung cấp các công cụ để quản lý dữ liệu và thông tin liên quan đến hoạt động logistics, giúp tích hợp và quản lý dữ liệu hiệu quả.
ERP Logistics còn có khả năng tích hợp với các công nghệ như GPS, RFID và mã vạch để theo dõi chính xác vị trí và tình trạng của hàng hóa, đơn đặt hàng.

Cả ERP tiêu chuẩn và ERP Logistics thì toàn bộ phân hệ (module) đều được tích hợp trên cùng một hệ thống giúp tất cả nhân sự trong doanh nghiệp làm việc với nhau trên cùng nền tảng, dữ liệu được nhập vào hệ thống một lần và sau đó được chia sẻ với tất cả các bộ phận có liên quan.

3. Một số tính năng cốt lõi của ERP Logistics

Việc áp dụng hiệu quả các tính năng cốt lõi của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP cho ngành Logistics sẽ giúp doanh nghiệp/tổ chức nâng cao quy trình vận hành.

3.1. Danh sách hàng tồn kho

Đây là một trong số các tính năng hữu hiệu nhất của ERP khi ứng dụng hiển thị tất cả các sản phẩm trong một danh sách. Doanh nghiệp có thể sắp xếp, phân loại và quản lý các hàng hoá theo các nhóm.

Màn hình phần mềm sẽ hiển thị đầy đủ, toàn diện về hàng tồn kho, chi phí, vốn bình quân gia quyền, bổ sung đơn hàng và lịch sử hàng tồn kho. Bảng hiển thị cũng cung cấp từng dữ liệu của sản phẩm trong danh sách tùy theo chỉ định của người dùng.

3.2. Theo dõi lịch sử sản phẩm

Để quản lý một chuỗi cung ứng hiệu quả, mỗi sản phẩm sẽ có một công cụ theo dõi riêng biệt, đó là lịch sử theo dõi từng chuyển động của sản phẩm. Tính năng này của ERP Logistics hỗ trợ các phòng ban của doanh nghiệp trong quá trình thiết lập kế hoạch và phân bổ. Phần mềm sẽ ghi lại ngày tháng, thời gian cụ thể để theo dõi giai đoạn từ khi nhận hàng đến khi giao sản phẩm.

3.3. Tích hợp máy quét mã sản phẩm

Máy quét mã vạch cho phép doanh nghiệp tìm kiếm bất cứ sản phẩm nào đã được in mã vạch. Tại đây, người quản lý sẽ nhập chi tiết của từng mặt hàng cũng như đơn đặt và ngày mua. Một hệ thống ERP tối ưu sẽ hoạt động với tất cả các loại mã vạch.

3.4. Tự động hóa báo cáo tái cung ứng

Tất cả sự trợ giúp về việc bổ sung hàng tồn kho mà doanh nghiệp cần đều có thể tìm thấy ở tính năng này. Tính năng này sẽ cho phép người quản lý dự đoán khi nào nguồn cung mới sẽ đến và biết ai đã đặt hàng, cần bổ sung những gì và tìm báo cáo ở đâu. Bổ sung hàng tồn kho dựa trên thực tế, nhu cầu và tình trạng sẵn, dự báo bán hàng và lượng hàng dự kiến hết hàng để tự động tạo đơn đặt hàng.

3.5. Quản lý nhân viên hiệu quả

Việc quản lý nhân viên hiệu quả là một trong những vấn đề mà nhiều doanh nghiệp còn gặp khó khăn. Tuy nhiên, với hệ thống ERP, hoạt động này sẽ được đơn giản hóa đến mức tối giản. Hệ thống ERP Logistics có thể làm những công việc như:

Quản lý giờ làm việc và giờ nghỉ trưa của nhân viên.
Quản lý các thông tin liên quan đến từng nhân viên cũng như hồ sơ của họ.
Theo dõi vị trí di chuyển của nhân viên.
Quản lý tăng lương và thưởng.
Tăng năng suất làm việc của nhân viên.
Quản lý nghỉ ốm.
Quản lý nhân viên tạm thời hoặc nhân viên thời vụ.
Cung cấp danh sách đầy đủ các nhân viên (nhân viên chính thức và nhân viên tạm thời) trong trường hợp khẩn cấp.

4. Lợi ích của ERP Logistics mang lại cho doanh nghiệp

ERP mang lại khả năng tích hợp các hoạt động kinh doanh chính của ngành Logistics vào một hệ thống dữ liệu thống nhất. Mọi dữ liệu doanh nghiệp được hiển thị trên một bảng điều khiển duy nhất, giúp cho việc quản lý, theo dõi trở nên thuận tiện và hỗ trợ quá trình đưa ra quyết định.

4.1. Tối ưu hóa chi phí vận hành

Phần mềm ERP giúp ích rất nhiều trong việc quản lý chi phí, cho phép doanh nghiệp xác định các chi phí kinh doanh chính, giảm thiểu chi phí và hỗ trợ người quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.

Ứng dụng ERP đảm bảo rằng doanh nghiệp đưa ra hoàn toàn dựa trên dữ liệu mà không phải dựa vào các lời khuyên đến từ bên ngoài. Nhà quản lý có thể giải quyết vấn đề ngay lập tức mà không cần chờ đợi thông tin hay phản hồi. Từ đó, tăng tốc độ phản ứng, cải thiện hiệu suất và giảm thiểu chi phí do độ trễ.

4.2. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Đối với doanh nghiệp Logistics, kiểm soát hàng tồn kho là việc thiết yếu để đảm bảo hoạt động vận chuyển diễn ra hiệu quả. Danh sách bán hàng, tồn kho, đơn hàng hiện tại và hàng đang giao là yếu tố mà doanh nghiệp/tổ chức cần theo dõi kỹ lưỡng.

4.3. Tăng cường hiệu suất phân phối

ERP Logistics giúp cải thiện kênh phân phối, tăng tốc độ giao hàng. Phần mềm có thể được cấu hình để phân tích dữ liệu từ lịch sử công ty, đánh giá khách hàng và mạng xã hội để cải thiện quy trình phân phối.

Doanh nghiệp có thể tập trung dữ liệu từ tất cả các bên liên quan như nhà bán lẻ, nhà phân phối, nhà cung cấp trên một hệ thống, giúp quản lý tồn kho, công nợ, tình trạng vận chuyển và trải nghiệm khách hàng. Tất cả hoạt động này nhằm mang lại sự linh hoạt và minh bạch trong quản lý Logistics.

4.4. Theo dõi và cập nhật thông tin nhanh chóng

Theo dõi lô hàng trong quá trình vận chuyển có thể phức tạp, nhưng khi đã tích hợp GPS, doanh nghiệp có thể theo dõi phương tiện di chuyển ngay trong thời gian thực. Điều này giúp cập nhật thông tin nhanh chóng cho khách hàng và các đơn vị bán hàng.

Sử dụng dữ liệu chính xác theo thời gian thực còn giúp doanh nghiệp Logistics phục vụ khách hàng và phát triển kế hoạch kinh doanh thông minh và hiệu quả hơn.

5. Các yếu tố cần xem xét khi lựa chọn ERP Logistics cho doanh nghiệp

Chọn phần mềm ERP phù hợp là một quá trình cân nhắc nhiều yếu tố, từ đặc điểm ngành nghề đến nhà cung cấp. Dưới đây là các điểm cần lưu ý khi tìm kiếm giải pháp ERP cho lĩnh vực Logistics:

Đảm bảo đáp ứng yêu cầu đặc thù về Logistics

Doanh nghiệp Logistics có thể giao dịch trên nhiều thị trường khác nhau. Quan trọng là phải chọn giải pháp phù hợp với đặc thù ngành. Ví dụ, trong trường hợp vận chuyển quốc tế, hệ thống ERP cần đáp ứng được các quy định hải quan và có khả năng theo dõi vận chuyển trên toàn cầu.

Hệ thống ERP phải tương thích với hệ thống hiện tại của doanh nghiệp

Mỗi phần mềm ERP dành cho doanh nghiệp Logistics đều sở hữu những điểm mạnh và tính năng riêng biệt. Việc lựa chọn hệ thống phù hợp đòi hỏi doanh nghiệp phải cân nhắc khả năng tích hợp với hệ thống hiện tại, bởi ERP thường không thể thay thế hoàn toàn các hệ thống đang sử dụng.

Không có hệ thống nào hoàn hảo đáp ứng được 100% nhu cầu của doanh nghiệp. Do đó, giải pháp tối ưu là lựa chọn phần mềm ERP Logistics có khả năng tương thích tốt với hệ thống hiện tại, giúp giảm thiểu rào cản và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.

Giao tiếp với các bên liên quan

Nhận thức của người sử dụng đóng vai trò then chốt trong việc triển khai hệ thống ERP thành công. Hiểu rõ nghiệp vụ công ty và cách thức vận hành của hệ thống giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận và áp dụng hiệu quả.

Các hoạt động như khảo sát nhu cầu, quy trình từng bộ phận, khuyến khích tham gia triển khai, đào tạo và hướng dẫn sử dụng cần được thực hiện cẩn thận.

Hệ thống có khả năng mở rộng khi quy mô doanh nghiệp phát triển

Nhu cầu quản lý của doanh nghiệp sẽ tăng lên theo thời gian. Tuy nhiên, khả năng mở rộng của phần mềm ERP vẫn còn khá hạn chế. Do đó, hệ thống ERP cần có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.

Theo dõi lô hàng trong quá trình vận chuyển dễ dàng hơn khi được tích hợp thêm GPS. Doanh nghiệp có thể theo dõi phương tiện di chuyển theo thời gian thực, cung cấp thông tin cập nhật cho khách hàng và đơn vị bán hàng nhanh chóng.

Đơn vị triển khai có kinh nghiệm và kiến thức sâu về ngành Logistics

Logistics là một ngành phức tạp với những quy trình đặc thù. Để triển khai thành công 1 dự án ERP Logistics, đơn vị triển khai không chỉ cần có kinh nghiệm về công nghệ thông tin, ERP mà còn cần hiểu biết sâu rộng về lĩnh vực Logistics để có thể hiểu được bài toán, “nỗi đau” của doanh nghiệp, từ đó ứng dụng công nghệ để xử lý những khó khăn này.