Quản lý kho là gì? Tham khảo 10 phương pháp quản lý kho hiệu quả

Quản lý kho là hoạt động cực kỳ quan trọng khi kinh doanh, bởi chỉ khi quản lý hàng hóa trong kho tốt, hiệu quả kinh doanh mới đạt mức tối ưu nhất. Quá trình quản lý kho bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, giám sát hàng hóa tại kho nhằm đảm bảo chất lượng hàng hóa, giúp sản phẩm đến đúng tay người tiêu dùng.

Tuy nhiên, việc quản lý hàng hóa trong kho cần thực hiện theo phương pháp chuyên nghiệp để đảm bảo hoạt động quản lý “trơn tru” nhất. Dưới đây, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn 10 phương pháp quản lý kho hiệu quả, đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhất hiện nay.

1. Tìm hiểu về quản lý kho hàng

Quản lý kho là một phần trong chuỗi cung ứng, giúp tối ưu hóa hàng tồn kho và đảm bảo hàng hóa lưu thông một cách tốt nhất. Vậy quản lý kho là gì? Người quản lý kho thường làm những công việc gì?

1.1 Quản lý kho là gì?

Quản lý kho là hoạt động theo dõi, quản lý số lượng hàng hóa đang có trong kho và quản lý việc nhập xuất hàng. Thông qua quản lý kho hàng, doanh nghiệp có thể biết đang có bao nhiêu sản phẩm trong kho? Sản phẩm nào đang ở vị trí nào? Bao nhiêu hàng xuất và nhập vào kho trong ngày? Hoặc khi nào thì cần sản xuất hay đặt thêm hàng.

Mục đích chính của quản lý hàng hóa trong kho là giúp doanh nghiệp cung cấp đủ và kịp thời sản phẩm cho khách hàng, không lưu kho nhiều hàng không cần thiết. Từ đó, việc quản lý sản phẩm sẽ tiết kiệm chi phí lẫn không gian lưu trữ hơn.

1.2 Các công việc khi quản lý kho hàng

Người quản lý kho hàng là người sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm đối với hàng hóa có trong kho, bao gồm những công việc như:

• Lập kế hoạch và bố trí từng sản phẩm trong kho hàng.
• Sắp xếp hàng hóa có trong kho.
• Đảm bảo hàng được lưu trữ đúng nơi quy định và đúng phương cách bảo quản.
• Kiểm tra và đảm bảo hàng hóa trong kho đạt đủ các tiêu chuẩn theo quy định.
• Tiếp nhận, kiểm tra giấy tờ chứng từ yêu cầu nhập hoặc xuất hàng theo quy định.
• Ghi phiếu nhập và xuất kho.
• Đảm bảo hàng hóa luôn ở mức tồn kho tối thiểu.
• Theo dõi số lượng hàng hóa xuất nhập tồn theo ngày, tuần, quý, năm.

2. Vì sao quá trình quản lý hàng tồn kho quan trọng?

Quá trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Đảm bảo sản phẩm luôn có khi khách hàng cần, giúp khách hàng hài lòng với trải nghiệm mua hàng.
• Giảm thời gian chờ đợi sản phẩm được giao, tăng cường hiệu suất trong chuỗi cung ứng.
• Giảm rủi ro đối với một số sản phẩm lỗi thời như đồ điện tử, quần áo theo mùa,…
• Giảm chi phí lưu kho, tránh chi quá nhiều tiền vào lưu trữ hàng hóa.
• Giảm diện tích lưu trữ, giảm chi phí thuê kho bãi và chi phí khác.
• Phản ứng nhanh với sự biến động của thị trường, các xu hướng mới, duy trì sự cạnh tranh của mặt hàng.

3. 10 Phương pháp quản lý kho hiệu quả nhất hiện nay

Quá trình quản lý kho hàng thực tế khá phức tạp. Nhân viên phải biết cần mua thêm gì, mua số lượng bao nhiêu, mua khi nào để đáp ứng các chỉ tiêu quản lý kho, duy trì mức độ tồn kho tối ưu nhất.

Để được vậy, thông thường doanh nghiệp sẽ có nhiều phương pháp quản lý hàng hóa tại kho hiệu quả, dưới đây là gợi ý 10 phương pháp quản trị kho hàng giúp tiết kiệm công sức, thời gian và chi phí tốt nhất hiện nay: 

3.1 Đặt kho ở khu vực dễ quan sát

Kho hàng cần đặt ở nơi dễ quan sát, gần cửa ra vào để nhân viên có đủ thời gian và không gian làm việc. Vị trí kho hàng ở nơi dễ quan sát, vận chuyển cũng thuận tiện cho việc xuất nhập kho, tránh tốn nhiều thời gian để vận chuyển hàng hóa.

3.2 Sắp xếp hàng hóa theo giải pháp 5S

Giải pháp 5S (Sort – Sàng lọc, Set – Sắp xếp, Shine – Sạch sẽ, Standardize – Săn sóc, Substain – Sẵn sàng) giúp việc tìm kiếm, xuất nhập kho diễn ra nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và công sức hơn.

3.3 Quy tắc Nhập trước – Xuất trước

Quy tắc Nhập trước – Xuất trước tức là những mặt hàng doanh nghiệp nhập trước cần phải xuất trước. Quy tắc này được áp dụng có những sản phẩm có hạn sử dụng ngắn, dễ hỏng, đồ công nghệ dễ bị lỗi mốt.

3.4 Thiết lập mức tồn kho tối ưu

Mức tồn kho tối ưu là lượng hàng hóa cố định được duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời khi khách hàng có nhu cầu phát sinh. Khi xác định mức tồn kho, cần dựa vào các tiêu chí như: Số lượng đơn đặt hàng của khách, tình hình cung cấp hàng của nhà cung cấp và lượng hàng tồn thực tế.

3.5 Lưu mã vạch từng sản phẩm

Quản lý hàng hóa thông qua mã vạch giúp nhân viên quản lý kho dễ tìm đúng sản phẩm hơn. Nhân viên chỉ cần dùng máy quét mã vạch là đã biết được thông tin biến động số lượng hàng hóa trong kho, tránh nhập sai số liệu vào phần mềm quản lý.

3.6 Kiểm soát kỹ càng quy trình xuất kho

Việc kiểm soát quá trình xuất kho còn được xem là bước cuối của kiểm tra chất lượng kép sản phẩm. Nhân viên có thể rà soát lại mọi thứ, chắc chắn hàng hóa không gặp bất kỳ sự cố nào trước khi xuất hàng. 

3.7 Kiểm tra kho định kỳ

Quá trình kiểm kê kho định kỳ phải được thực hiện ít nhất 6 tháng một lần để xác định số lượng hàng hóa có phù hợp với hồ sơ hàng hóa không, chất lượng sản phẩm có bị hư hại gì không. Thông thường, quá trình kiểm tra hàng sẽ cần từ 2 – 3 người thực hiện để đảm bảo tính minh bạch, tránh sai sót.

3.8 Mô hình Lean Manufacturing

Mô hình Lean Manufacturing (sản xuất tinh gọn) giúp rút ngắn thời gian bốc xếp, luân chuyển kho hàng, giảm thời gian tìm kiếm hàng hóa và linh hoạt hơn khi xử lý tình huống. Thông qua Lean Manufacturing, doanh nghiệp có thể tránh tồn kho quá nhiều hàng hóa.

3.9 Sắp xếp sản phẩm theo ABC

Sắp xếp hàng hóa theo ABC dựa vào mức độ quan tâm của khách hàng đối với sản phẩm. Bao gồm:

• A: Sản phẩm có giá trị cao nhưng bán chậm.
• B: Sản phẩm giá trị vừa và tần suất bán trung bình.
• C: Sản phẩm giá trị thấp nhưng bán nhanh.

3.10 Dùng phần mềm quản lý

Việc triển khai các phần mềm quản lý để thay thế hoạt động ghi chép số liệu bằng tay truyền thống giúp doanh nghiệp hạn chế tối thiểu các sai sót trong quản lý kho hàng. 

Đối với các doanh nghiệp vừa và lớn, có thể sử dụng hệ thống ERP để hỗ trợ thu thập dữ liệu, tối ưu và tự động quy trình nhập, lưu trữ, xuất hàng. Thậm chí, ERP còn có thể dự báo, phân tích hàng tồn kho và đưa ra phương pháp cải thiện dành cho doanh nghiệp.