SAP ERP là gì? Giải pháp quản trị nguồn lực cho doanh nghiệp sản xuất

SAP ERP là gì và những lợi ích nào khi sử dụng phần mềm đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm để tối ưu hoá quy trình quản trị doanh nghiệp? Có thể thấy rằng, SAP ERP là một hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp tích hợp và được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Hãy cùng tìm hiểu rõ hơn về phần mềm này qua bài viết dưới đây nhé!

1. SAP ERP là gì?

SAP được biết đến là công ty phần mềm đa quốc gia hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp phần mềm ERP. Công ty chuyên phát triển các giải pháp phần mềm giúp quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn và gắn kết các mối quan hệ khách hàng.

Hệ thống SAP ERP (SAP ERP Software) cung cấp đa dạng các phân hệ của ERP với những nhiệm vụ, chức năng khác nhau như: SAP HRM (Quản trị nguồn nhân lực), SAP PP (Quản lý sản xuất), SAP FSCM (Quản lý tài chính chuỗi cung ứng), SAP FICO (Quản lý kế toán và tài chính),… … SAP ERP là một công cụ được tích hợp với nhiều chức năng khác nhau trên một hệ thống, từ đó giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ hoạt động tốt hơn.

Mỗi module kết nối với hệ thống ERP lõi, giúp mang đến nguồn dữ liệu chính xác để chia sẻ liền mạch giữa các phòng ban, tất cả nhân sự trong doanh nghiệp đều làm việc trên cùng 1 hệ thống, tạo thành một quy trình liền mạch và thống nhất.

Hiện nay, để triển khai SAP ERP, các doanh nghiệp tại Việt Nam thường sẽ hợp tác với các đối tác của SAP trong khu vực. FPT IS tự hào là Đối tác dịch vụ chiến lược cấp khu vực (RSSP) của SAP tại khu vực châu Á – Thái Bình Dương và Nhật Bản, đồng hành cùng các tổ chức triển khai các phân hệ chuẩn và các giải pháp chuyên ngành của SAP.

2. Các module trong SAP ERP Software

SAP ERP Software bao gồm một loạt các module (phân hệ) được thiết kế để quản lý các hoạt động kinh doanh khác nhau của một doanh nghiệp. Các module này cung cấp các chức năng đặc thù cho mỗi lĩnh vực hoạt động, dưới đây là một số module phổ biến:

2.1. Quản lý kế toán

Module này cung cấp các công cụ cho việc quản lý tài chính của doanh nghiệp bao gồm các hạng mục như:

Quản lý tài sản
Kế toán kho
Kế toán mua và bán hàng
Kế toán tiền mặt và gửi ngân hàng
Kế toán tổng hợp
Hệ thống báo cáo kinh doanh
Xác định được các kết quả trong kinh doanh và tính toán lợi nhuận

2.2. Quản lý mua hàng

Trong hệ thống SAP ERP, module giúp doanh nghiệp quản lý quy trình mua hàng từ việc tạo yêu cầu mua hàng, đặt hàng, nhận hàng, kiểm tra hàng hóa đến thanh toán cho nhà cung cấp.

Quản lý những danh mục, nguyên vật liệu của nhà cung cấp và các thuộc tính hàng hoá đầu vào.
Quản lý những đơn hàng, thiết lập các điều khoản cũng như theo dõi quá trình giao nhận đơn hàng.
Dựa trên thông tin từ đơn hàng để lập phiếu nhập kho chính xác.
Theo dõi công nợ phải trả và những đơn hàng nào đã đến hạn thanh toán cho nhà cung cấp.
Khi có phát sinh nghiệp vụ sẽ tiến hành lập phiếu trả hàng.
Báo cáo tình trạng cung cấp hàng cụ thể của đơn vị cung cấp. Sau đó tạo bản kê đơn, mặt hàng nhập dựa vào mỗi thời điểm và nhà cung cấp.
Một số báo cáo khác và nghiệp vụ quản lý mua hàng.

2.3. Quản lý kho

Hệ thống quản lý hàng kho giúp tổ chức quản lý các hoạt động kho bãi, bao gồm nhập kho, xuất kho, di chuyển hàng hóa và kiểm soát tồn kho.

Quản lý các danh mục kho như nguyên liệu nhập khẩu, nội địa,…
Nhập kho vật tư hàng hoá.
Tự động phân bổ các chi phí mua hàng theo những tiêu chí khác nhau vào từng hạng mục.
Theo dõi quá trình xuất, nhập, tồn kho theo từng thời điểm, mặt hàng, kho hay số seri.
Tiến hành việc in thẻ kho dựa trên mặt hàng và kho nhất định.
Báo cáo kết quả việc kiểm kê kho, các mặt hàng tồn dưới hoặc bằng với mức tồn kho tối thiểu.
Theo dõi định mức của hàng hoá và các nghiệp vụ quản lý kho.

2.4. Quản lý bảo hành, bảo trì sản phẩm

Trong hệ thống SAP ERP, module giúp tổ chức quản lý, duy trì các thiết bị và cơ sở hạ tầng của họ, từ việc lập kế hoạch bảo trì định kỳ đến xử lý sự cố.

Quản lý các danh mục thiết bị đã bán, phụ tùng thay thế và các phiếu bảo hành.
Quản lý thông tin nhân viên ở những trung tâm bảo hành.
Quản lý danh mục những thiết bị đã hết hạn bảo hành hoặc lịch hẹn bảo trì.
Thống kế những sản phẩm bị hư hao.
Các báo cáo khác về quá trình bảo hành.

2.5. Quản lý bán hàng

Module này quản lý quy trình bán hàng từ việc tạo đơn hàng, xác nhận đơn hàng, xuất hóa đơn cho khách hàng, đến việc quản lý các giao dịch trả lại và hoàn trả.

Quản lý danh mục các sản phẩm và bộ phận nhân viên.
Tổng hợp những danh mục về hợp đồng, khu vực, các loại đơn hàng, chi phí,…
Phân quyền việc sử dụng hệ thống đối với các bên liên quan.
Thực hiện đồng bộ hoá dữ liệu giữa nhiều đơn vị liên quan với hệ thống trung tâm.
Sao lưu, phục hồi cũng như tạo mới dữ liệu.

3. So sánh SAP On Cloud vs SAP On Premise

SAP OnCloud và SAP OnPremise là một phần quan trọng trong quá trình lựa chọn hệ thống ERP phù hợp cho doanh nghiệp. Dưới đây sẽ là những điểm khác biệt chính giữa hai loại triển khai giải pháp SAP ERP là gì:

Tính năng	SAP On Cloud	SAP On premise
Định nghĩa	Là phiên bản SAP được lưu trữ cũng như vận hành trên máy chủ của nhà cung cấp. Các doanh nghiệp sẽ truy cập vào hệ thống thông qua trình duyệt web	Là phiên bản SAP được cài đặt và bảo hành trên nhiều máy chủ của công ty.
Bản quyền	Theo mô hình thuê bao và công ty sẽ trả chi phí dựa vào hợp đồng thuê để sử dụng phần mềm.	Theo mô hình truyền thống, công ty có thể mua bản quyền vĩnh viễn ngay lần đầu và trả phí bảo trì hàng năm.
Thời gian triển khai	Thời gian thực hiện ngắn hơn Chi phí ROI dễ dàng thu hồi, không tốn các chi phí như IT, máy chủ,…	Thời gian triển khai dài hơn
Chi phí	Chi phí triển khai thường thấp hơn On premise	Chi phí triển khai thường cao hơn do phải đầu tư phần cứng, nhân sự vận hành,..
Bảo trì	Đơn vị cung cấp sẽ hỗ trợ việc vận hành, bảo trì các tác vụ.	Tổ chức sẽ tự quản lý công việc hậu cần như vận hành máy chủ, sao lưu, khắc phục sự cố,..
Cập nhập các phiên bản mới nhất	Đơn vị triển khai luôn cập nhật SAP lên phiên bản mới nhất theo như lộ trình.	Doanh nghiệp sẽ tự cập nhật.
Khả năng tuỳ biến	Việc tùy chỉnh sẽ hạn chế hơn	Tùy vào nhu cầu của tổ chức để tùy chỉnh sao cho phù hợp.

4. Lợi ích và hạn chế khi sử dụng phần mềm SAP ERP

SAP ERP là một trong những phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp hàng đầu trên thị trường, mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho các tổ chức. Tuy nhiên, cũng có những hạn chế cần được xem xét khi sử dụng phần mềm này. Hãy cùng nhau điểm qua một vài thông tin dưới đây:

Lợi ích:

Chuẩn hóa bộ dữ liệu chung: Với tính nhất quán và mạng lưới lưu trữ liệu duy nhất của ERP và SAP phục vụ cho các công việc theo dõi và đánh giá chính xác.
Tạo nên kết nối giữa các phòng ban và cá nhân: Lợi ích này giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng chồng chéo, lặp hay thiếu dữ liệu khi gặp vấn đề.
Mang lại các báo cáo phân tích chính xác: Dựa vào các dữ liệu được sắp xếp trực quan, các phòng có thể trích xuất nhanh chóng và đưa ra các báo cáo để hỗ trợ việc ra quyết định hiệu quả.
Bảo mật thông tin tuyệt đối: Các thông tin được lưu trữ trên database duy nhất với nhiều lớp bảo mật, mã hoá liên tiếp để hạn chế sự xâm nhập của tin tặc.
Tối ưu các chi phí hoạt động: Đảm bảo thời gian làm việc và tăng năng suất cho người lao động.
Cải thiện hiệu suất và chất lượng: Mọi hoạt động hay thao tác nghiệp vụ đều được quản lý chặt chẽ với nhau và lập trình rõ ràng.

Hạn chế:

Ngoài những lợi ích kể trên, SAP ERP system cũng xuất hiện một vài hạn chế có thể kể đến như:

Chi phí để doanh nghiệp bỏ ra sử dụng phần mềm ERP khá cao. Điều này đặt ra một vài vấn đề nan giải cho nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc cân bằng chi phí phù hợp.
Hệ thống SAP khá phức tạp, đòi hỏi những chuyên gia có kinh nghiệm và chuyên môn cao để tư vấn và triển khai. Bởi vậy việc lựa chọn một đơn vị triển khai SAP uy tín tại Việt Nam vô cùng quan trọng.