Phần mềm quản lý kho ERP – Giải pháp tối ưu các quy trình phức tạp

Với phần mềm ERP quản lý kho (phần hành quản lý kho trên ERP), các doanh nghiệp có thể kiểm soát công việc trong kho dễ dàng hơn so với những phương pháp thông thường. Vậy quy trình quản lý kho trong ERP diễn ra như thế nào? Cùng tìm hiểu thông qua những nội dung dưới đây.

1. Giới thiệu về ERP quản lý kho

ERP, hay còn được gọi là “Enterprise Resources Planning” là một loại phần mềm giúp doanh nghiệp tổ chức và quản lý nguồn lực một cách hiệu quả. Hệ thống quản lý kho được tích hợp với nhiều chức năng quan trọng tới từ các bộ phận khác nhau như tài chính, kế toán, nhân sự, quản lý quan hệ khách hàng và quản lý hàng hóa.

Trong số đó, phần hành quản lý kho trên ERP đóng vai trò quan trọng, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, kiểm soát tình trạng hàng tồn kho. Hệ thống mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:

• Khả năng linh động trong việc đặt mã vật tư và hàng hóa một cách đồng nhất. 
• Cho phép phân nhóm hàng hóa dưới nhiều góc độ quản lý.
• Lưu trữ lượng lớn thông tin chi tiết.
• Hỗ trợ đơn vị tính linh động.
• Giúp kiểm soát tốt tồn kho, 
• Thực hiện giao dịch kho tức thì và chính xác về giá trị. 

2. Ưu điểm khi sử dụng phần hành quản lý kho trên ERP

Kho hàng là nơi chứa toàn bộ sản phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa, cũng như một số tài sản của doanh nghiệp. Quản lý kho tốt sẽ giúp hàng hóa được lưu thông ổn định, giảm lượng hàng tồn kho, góp phần giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, hiệu quả. Dưới đây là một số lợi ích của phần mềm ERP quản lý kho:

Độ chính xác cao

Phần mềm ERP đi kèm với tính năng quản lý hàng hóa tồn kho đáng tin cậy, đảm bảo báo cáo chi tiết, chính xác. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về số lượng hàng hóa cần phải bổ sung kịp thời.

Tiết kiệm chi phí

Tính năng tự động hóa các hoạt động kinh doanh của phần hành quản lý kho trên ERP giúp doanh nghiệp giảm chi phí nhân sự và tối ưu hóa lợi nhuận. Đồng thời, giảm thiểu các khoản chi phí khác như hàng hóa bị thất lạc và lỗi thời.

Nhận diện sản phẩm tốt hơn

Phần hành quản lý kho trên ERP cho phép phân loại sản phẩm thông qua mã HS hoặc mã vạch. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể và chi tiết về hàng tồn kho. Từ đó, quy trình kinh doanh được tối ưu hóa hơn.

Hỗ trợ các quyết định chiến lược tốt hơn

ERP cung cấp hệ thống đồng nhất, giảm thiểu sai sót liên quan đến dữ liệu. Nhờ đó mà báo cáo từ hệ thống trở nên chính xác hơn. Doanh nghiệp dễ dàng đưa ra quyết định chiến lược thông qua khả năng phân tích dữ liệu của ERP quản lý kho.

3. Quy trình quản lý kho trong ERP

Quy trình quản lý kho trong ERP được thiết kế để tự động hóa các hoạt động từ việc nhận hàng đến việc xuất hàng, giúp doanh nghiệp lưu trữ và truy xuất thông tin hàng tồn dễ dàng. Dưới đây là một mô tả đơn giản và dễ hiểu về quy trình này:

✅Bước 1: Nhập kho

Nhập kho là bước quan trọng nhất, đặc biệt là đối với doanh nghiệp muốn quản lý kho hiệu quả. Đảm bảo kiểm tra sản phẩm đúng, đủ số lượng và đúng thời điểm để tránh những lỗi nhập kho ảnh hưởng đến các bước tiếp theo.

✅Bước 2: Lưu kho

Sau khi nhập kho, doanh nghiệp tiến hành sắp xếp hàng hóa một cách khoa học để tối ưu hóa không gian lưu trữ và dễ dàng tìm kiếm khi cần. Việc này giúp quản lý kho nhanh chóng và hiệu quả hơn.

✅Bước 3: Nhặt hàng

Bước này tập trung vào việc thu thập hàng hóa theo đơn đặt hàng của khách hàng. Đây là bước tốn kém nhất trong quy trình và đòi hỏi sự chính xác để giảm thiểu chi phí vận hành.

✅Bước 4: Đóng gói và xuất kho

Đóng gói hàng sau khi nhặt đảm bảo sự chuẩn bị cho vận chuyển. Bước này cần sự cẩn thận để tránh sai sót và nhầm lẫn.

✅Bước 5: Hoàn hàng

Trong trường hợp hàng bị trả lại, quy trình hoàn hàng cần được thực hiện theo chính sách trả hàng của cửa hàng, ghi chú nguyên nhân và lưu trữ thông tin để điều chỉnh quy trình.

✅Bước 6: Kiểm hàng

Kiểm kê cần thực hiện thường xuyên để ngăn chặn việc thất lạc hàng hóa. Phần mềm ERP quản lý kho sẽ giúp việc này trở nên đơn giản và tiết kiệm thời gian.

✅Bước 7: Thống kê báo cáo

Cuối cùng, quản lý cần xem xét các báo cáo để đánh giá hiệu quả quản lý kho và xây dựng kế hoạch nhập/xuất hàng kịp thời. Báo cáo bao gồm: Sổ Kho, báo cáo Kho, báo cáo vượt/dưới định mức, gợi ý nhập hang và báo cáo kiểm hàng. 

4. Các tiêu chí cần xem xét khi quyết định triển khai hệ thống quản lý hàng tồn kho

Khi quyết định giữa việc chọn phần mềm quản lý độc lập hay hệ thống quản lý hàng tồn kho trên ERP, có một số yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp nên xem xét. Dưới đây là những tiêu chí đơn giản giúp đưa ra quyết định phù hợp:

Quy mô doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp lớn có nhiều phòng ban và quy trình phức tạp thì việc sử dụng ERP để tích hợp dữ liệu là sự lựa chọn hợp lý. Chúng sẽ tạo ra một hệ thống quản lý toàn diện, đồng bộ và hiệu quả. 

Phạm vi chức năng

Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp để chọn một phần mềm ERP quản lý kho phù hợp. Nếu chỉ cần kiểm soát lượng hàng hóa nhập, còn tồn đọng mà không tích hợp sâu với các bộ phận khác thì phần mềm quản lý kho độc lập có thể là sự lựa chọn hợp lý. 

Còn nếu quy trình quản lý kho cần phối hợp chặt chẽ với quy trình sản xuất, quy trình bán hàng, các dữ liệu giữa các phòng ban liên tục phải chia sẻ tạo thành một quy trình xuyên suốt, thì việc sử dụng hệ thống ERP sẽ là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp.

Chi phí đầu tư

Phần mềm ERP quản lý kho thường có chi phí cao hơn do tích hợp nhiều chức năng và tùy biến phức tạp. Đối với doanh nghiệp nhỏ chưa cần các chức năng nâng cao, hay dữ liệu không cần liên thông với các phòng ban khác, một phần mềm kho độc lập có thể giúp tiết kiệm chi phí.

Khả năng tùy chỉnh

Nếu công ty cần một hệ thống có khả năng tùy chỉnh để đáp ứng các quy trình và yêu cầu kinh doanh cụ thể thì nên lựa chọn phần mềm quản lý kho độc lập. Còn nếu có nhu cầu tích hợp dữ liệu giữa các chức năng khác nhau thì hệ thống ERP sẽ phù hợp hơn.