Hàng tồn kho là gì? Quản trị hàng tồn kho hiệu quả với ứng dụng công nghệ

Hàng tồn kho được xem là tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, bao gồm các sản phẩm dành cho việc bán ra thị trường trong chu kỳ sản xuất và kinh doanh thông thường, cũng như những sản phẩm đang trong quá trình hoàn thiện. Vậy làm sao để quản lý hàng tồn kho hiệu quả? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho bao gồm các sản phẩm, nguyên liệu, vật liệu và công cụ mà doanh nghiệp trữ trong kho để sử dụng trong quá trình sản xuất chế tạo hoặc đang chờ bán. Trong ngành dịch vụ, khái niệm hàng tồn kho đề cập tới các công việc được thực hiện trước khi bán, kể cả những thông tin mới chỉ xử lý một phần.

Dựa theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02, ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC, hàng tồn kho là những tài sản:

(a) Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;

(b) Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang;

2. Phân loại hàng tồn kho

Việc phân loại hàng tồn trong kho sẽ dựa trên các đặc tính cụ thể của sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm liên quan, cụ thể như sau:

2.1. Xét về đặc điểm hàng hóa

Hàng lưu kho có thể được phân thành 4 loại dựa trên đặc điểm và mục đích sử dụng:

Nguồn vật tư: Là các đồ dùng văn phòng, dầu, bóng đèn, nhiên liệu, và vật liệu làm sạch máy. Đây đều là những vật tư cần thiết cho hoạt động sản xuất hàng ngày.
Nguyên liệu thô: Bao gồm các nguyên vật liệu chưa qua chế biến, được giữ lại để sản xuất trong tương lai hoặc đã mua và đang trên đường vận chuyển đến doanh nghiệp.
Bán thành phẩm: Là sản phẩm đã đưa vào sản xuất nhưng chưa hoàn tất, hoặc đã hoàn tất nhưng chưa qua các thủ tục kiểm định cuối cùng.
Thành phẩm: Những sản phẩm đã hoàn tất quá trình sản xuất và sẵn sàng để bán ra thị trường.

2.2. Xét về chủng loại hàng hóa

Nếu dựa vào chủng loại của hàng hóa, hàng tồn kho bao gồm:

Hàng mua về để bán: Đây là những mặt hàng đã mua và gửi đang trên đường vận chuyển, hàng bất động sản, hàng gửi đi để gia công hoặc chế biến.
Sản phẩm dở dang: Các sản phẩm đang trong quá trình sản xuất và chưa hoàn thiện, hoặc đã hoàn thiện nhưng chưa được nhập kho theo quy định.
Thành phần và thành phẩm: Những sản phẩm chưa được lắp ráp hoàn chỉnh hoặc sản phẩm cuối cùng đã sẵn sàng để gửi đi bán.
Nguyên liệu và vật liệu: Những tài nguyên này được nhập về để sử dụng trong sản xuất hoặc để gia công hàng xuất khẩu, cũng như hàng hóa được lưu trữ trong kho bảo thuế của doanh nghiệp.
Công cụ và dụng cụ: Những vật dụng này có thể đang tồn kho hoặc đã được gửi đi để gia công, bao gồm cả những mặt hàng đã mua và đang trên đường vận chuyển đến doanh nghiệp.

3. Quản lý hà ng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho là việc kiểm soát một quá trình toàn diện, từ việc đặt hàng cho đến lưu trữ và sử dụng hàng tồn trong doanh nghiệp. Hoạt động này đóng vai trò cốt lõi trong việc hoạch định và phân phối của doanh nghiệp/tổ chức. Để quản lý kho một cách hiệu quả, người quản lý cần xác định:

Tỷ lệ hàng tồn kho lý tưởng: Xác định số lượng hàng lưu kho phù hợp với nhu cầu và không gây lãng phí.
Phương pháp kiểm soát hàng tồn kho: Áp dụng các chiến lược quản lý để đảm bảo hàng lưu kho được theo dõi và cập nhật chính xác.
Đánh giá diện tích kho hàng: Kiểm tra xem không gian lưu trữ có đủ để chứa lượng hàng hóa hiện tại hay không.
Kiểm tra cơ sở vật chất: Đảm bảo rằng máy móc và trang thiết bị đáp ứng được yêu cầu sản xuất hiện tại.
Phân tích nhu cầu khách hàng: Hiểu rõ yêu cầu của khách hàng đối với sản phẩm để điều chỉnh hàng sao cho phù hợp.
Chi phí quản lý kho: Tính toán chi phí liên quan đến thời gian và nguồn lực cần thiết cho việc quản lý hàng còn tồn kho.

4. Mục đích của quản lý hàng tồn kho

Doanh nghiệp thường hướng đến việc thanh lý toàn bộ hàng tồn để tránh chi phí không cần thiết phát sinh từ việc bảo quản hàng hóa lỗi thời, hư hỏng hoặc mất mát. Tuy nhiên, việc duy trì một lượng hàng lưu kho nhất định là cần thiết để đảm bảo đáp ứng kịp thời các yêu cầu của khách hàng.

Dưới đây là 3 hoạt động mà doanh nghiệp cần phải thực hiện:

Dự phòng

Phương án dự phòng đóng vai trò rất quan trọng. Khi nhu cầu thị trường bất ngờ tăng cao và nguồn cung không đủ, hàng tồn kho trở thành tài sản quý giá, giúp doanh nghiệp nắm bắt cơ hội và tăng lợi nhuận.

Mặt khác, trong tình huống sản xuất gặp khó khăn do thiếu hụt nguyên liệu và thị trường cũng đang khan hiếm chính nguyên liệu đó, hàng lưu kho sẽ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động sản xuất mà không bị ảnh hưởng bởi giá cả thị trường biến động.

Đầu cơ

Trong bối cảnh giá cả không ngừng thay đổi và thường có xu hướng tăng, việc trữ một lượng hàng hóa cụ thể trong kho có thể giúp doanh nghiệp cắt giảm đáng kể chi phí. Dù là hàng hóa hay nguyên vật liệu sẽ đều mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.

Thông thường, nguyên vật liệu hoặc bán thành phẩm (Những mặt hàng có thể bảo quản được lâu dài) sẽ được ưu tiên lưu trữ để hỗ trợ quá trình sản xuất. Bởi lẽ, nguyên liệu chưa qua chế biến chỉ tốn chi phí ban đầu và có thể linh hoạt chuyển đổi thành các sản phẩm khác nhau. Từ đó giảm thiểu rủi ro sản phẩm trở nên lỗi mốt.

Giao dịch

Doanh nghiệp giữ hàng lưu kho để đảm bảo quy trình sản xuất và bán hàng không bị gián đoạn, ngăn chặn tình trạng thiếu hụt nguyên liệu thô hoặc không có sản phẩm, thành phẩm để cung cấp cho thị trường.

Dưới đây là mục đích của việc lưu trữ hàng tồn kho để tránh ảnh hưởng tới quy trình giao dịch của doanh nghiệp:

Duy trì mức tồn kho phù hợp: Quản lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác số lượng hàng hóa hiện có, tránh tình trạng thiếu hụt và duy trì lượng hàng cần thiết trong kho.
Đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng: Quản lý hàng tồn chính xác giúp ngăn chặn tình trạng hết hàng, đảm bảo khách hàng luôn tìm thấy sản phẩm họ cần.
Tiết kiệm thời gian: Quản lý tồn kho hiệu quả giúp theo dõi sự thay đổi của hàng hóa trong kho, tiết kiệm thời gian kiểm tra và đếm hàng, đồng thời giảm thiểu sai sót nhờ hệ thống quản lý tự động.
Giảm thiểu chi phí: Quản lý hàng tồn cũng giúp doanh nghiệp điều chỉnh số lượng hàng hóa dựa trên dữ liệu nhập/xuất kho, cho phép lập kế hoạch sản xuất và lưu trữ mặt hàng hiệu quả, tiết kiệm chi phí và tập trung đầu tư vào các sản phẩm mang lại lợi ích cao hơn.

5. Hướng dẫn quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Để quản lý hàng tồn trong kho hiệu quả, doanh nghiệp/tổ chức có thể thực hiện theo ba hướng dẫn dưới đây

5.1. Thường xuyên kiểm kê hàng hóa trong kho

Hàng tồn kho gắn liền hoạt động sản xuất và kinh doanh nên thường xuyên biến động. Để quản lý hiệu quả, việc kiểm kê định kỳ là cần thiết để theo dõi chặt chẽ, cập nhật tình hình hàng hóa, và phát hiện điểm bất thường để có hướng giải quyết kịp thời.

Trong quá trình kiểm kê, điều quan trọng là phải kiểm tra số lượng hàng hóa hiện có, số mặt hàng bị hư hỏng, hết hạn sử dụng, hoặc mất mát. Sau đó, so sánh những số liệu này với dữ liệu đã ghi chép để phát hiện sai lệch. Dựa trên những thông tin thực tế này, quản lý có thể đánh giá và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để ngăn chặn tổn thất trong tương lai.

5.2. Sử dụng mã vạch để quản lý hàng hóa dễ dàng

Mã vạch đóng vai trò phân loại hàng lưu kho một cách hiệu quả. Đây là phương pháp được áp dụng rộng rãi bởi nhiều doanh nghiệp trong việc theo dõi và quản lý quá trình xuất nhập hàng. Mã vạch giống như “căn cước công dân” của hàng hóa.

Khi tìm kiếm một sản phẩm cụ thể, nhân viên chỉ cần quét mã vạch, và hệ thống sẽ cung cấp các thông tin chi tiết như vị trí lưu trữ, số lượng, và tình trạng của sản phẩm. Thông tin này đã được cài đặt sẵn trong hệ thống, giúp việc tra cứu trở nên nhanh chóng và dễ dàng.