Giải pháp ERP ngành thiết bị điện – Xóa bỏ khó khăn vận hành và quản lý

ERP ngành thiết bị điện được thiết kế chuyên biệt cho các doanh nghiệp sản xuất và phân phối thiết bị điện, cung cấp một hệ thống quản lý toàn diện, tích hợp các quy trình từ quản lý nguyên vật liệu đầu vào đến sản xuất, bán hàng và dịch vụ sau bán. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hoạt động, tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất và đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu chính xác. Hãy cùng tìm hiểu giải pháp chi tiết hơn qua bài viết sau.

1. ERP cho ngành thiết bị điện là gì? 

ERP (tiếng Anh: Enterprise Resource Planning) là Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Thay vì phải làm việc trên các phần mềm riêng lẻ và độc lập như Phần mềm kế toán, Phần mềm quản lý nhân sự, lương thưởng, Phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng, Phần mềm quản lý sản xuất… ERP với nhiều phân hệ tương ứng được tích hợp tất cả trên 1 hệ thống giúp các bộ phận hoạt động trên một hệ thống thông tin toàn diện. Dữ liệu được nhập vào hệ thống một lần và sau đó được chia sẻ với tất cả các bộ phận có liên quan. 

ERP ngành thiết bị điện là một hệ thống ERP được tạo ra và tùy chỉnh đặc biệt để quản lý một cách toàn diện và tối ưu hóa các quy trình, giải quyết các bài toán đặc thù của doanh nghiệp lĩnh vực điện và thiết bị điện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa mọi quy trình hoạt động từ sản xuất, quản lý tồn kho đến quản lý khách hàng và vận hành nội bộ. Hệ thống này cho phép doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát các hoạt động một cách liên tục và chi tiết, nâng cao hiệu quả làm việc và giảm thiểu chi phí không cần thiết. 

2. Bài toán đặc thù của ngành thiết bị điện

ERP ngành thiết bị điện đối mặt với nhiều thách thức đặc thù đòi hỏi các giải pháp quản lý hiệu quả và linh hoạt. Từ việc lập kế hoạch sản xuất chi tiết, quản lý dòng tiền phức tạp đến việc theo dõi thông tin từ các phòng ban, mỗi khía cạnh đều cần sự hỗ trợ mạnh mẽ của hệ thống quản lý tiên tiến như ERP. 

2.1. Lập kế hoạch sản xuất 

Một trong những bài toán phức tạp mà ngành thiết bị điện phải xử lý chính là lập kế hoạch sản xuất. Dựa vào dự báo tiêu thụ hoặc đơn hàng, hệ thống sẽ tự động chuyển đổi thành kế hoạch sản xuất chi tiết. Quy trình này bao gồm phân rã theo thời gian, công đoạn, từng lệnh sản xuất kể cả chi tiết nguyên vật liệu, máy móc và nhân công. 

2.2. Quản lý dòng tiền cho toàn bộ hệ thống

Quản lý từ xa nhiều nhà máy là một thách thức lớn. Bộ phận hành chính-kế toán thường được tổ chức dọc theo các phân xưởng và chi nhánh. Nhân viên kế toán ghi nhận chứng từ tại xưởng rồi gửi về phòng kế toán trung tâm để tổng hợp. Bởi vậy, kế toán trung tâm khó tiếp cận thực tế và nhân viên xưởng không có thẩm quyền giải quyết nhu cầu của xưởng một cách kịp thời. Các công ty ngành thiết bị điện cũng thường gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý dòng tiền cho toàn bộ hệ thống.

2.3. Thông tin từ các phòng ban khác nhau trong công ty không được liên kết chặt chẽ

Việc thiếu sự liên kết thông tin giữa các phòng ban dẫn đến thiếu hụt thông tin, tăng chi phí và thất thoát hàng tồn kho. Các bộ phận cần một công cụ mạnh mẽ để truy xuất thông tin hàng hóa ở mọi giai đoạn. 

2.4. Quản lý đối tác và khách hàng

Thêm vào đó, ngành thiết bị điện yêu cầu sự tương thích và phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan để đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và an toàn. Quản lý quan hệ đối tác đòi hỏi khả năng theo dõi và đánh giá hiệu suất của từng đối tác để đảm bảo họ tuân thủ các quy định và yêu cầu kỹ thuật. 

Đồng thời, việc giữ vững mối quan hệ tốt với khách hàng thông qua dịch vụ chăm sóc khách hàng chất lượng và giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì và mở rộng thị phần trong thị trường cạnh tranh. 

2.5. Tốc độ thay đổi mẫu mã nhanh

Tốc độ thay đổi mẫu mã trong ngành thiết bị điện đề cập đến việc các sản phẩm, thiết kế mới được phát triển và tung ra thị trường với tần suất nhanh chóng còn đòi hỏi doanh nghiệp phải có khả năng điều chỉnh quy trình sản xuất hiệu quả. Việc thay đổi mẫu mã đồng nghĩa với việc phải điều chỉnh dây chuyền sản xuất, quản lý tồn kho và đảm bảo rằng các nguyên liệu cần thiết luôn sẵn sàng. 

Điều này không chỉ đòi hỏi sự linh hoạt trong quản lý sản xuất mà còn yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan để đảm bảo rằng mọi thay đổi được thực hiện một cách đồng bộ và hiệu quả. 

2.6. Cấu trúc sản phẩm và BOM phức tạp

Thiết lập và theo dõi cấu trúc chi tiết của sản phẩm, bao gồm các bán thành phẩm, nguyên vật liệu và thông tin kỹ thuật là một nhiệm vụ quan trọng. Hệ thống ERP cho phép thiết lập và quản lý nhiều phiên bản BOM, giúp doanh nghiệp lựa chọn quy trình sản xuất và khai báo định mức nguyên vật liệu cần thiết cho từng công đoạn cụ thể. 

2.7. Kiểm soát đầu ra cần được chú trọng

Thiết bị điện luôn gắn liền với vấn đề an toàn sử dụng điện, ngăn chặn nguy cơ gây cháy nổ… nên việc kiểm soát chất lượng đầu ra vô cùng quan trọng. Tổng hợp và báo cáo kết quả sản xuất theo thời gian thực giúp doanh nghiệp so sánh sản lượng thực tế đúng kế hoạch, từ đó điều chỉnh phương án sản xuất dự phòng sao cho phù hợp. Ngoài ra, nhà quản lý dễ dàng kiểm soát chất lượng sản xuất thông qua các báo cáo dashboard, từ kiểm tra thành phẩm trước khi nhập kho đến đánh giá chất lượng nhà cung cấp dựa trên kết quả kiểm tra vật tư đầu vào. 

3. Một số tính năng của giải pháp ERP dành riêng cho ngành thiết bị điện 

Giải pháp ERP ngành thiết bị điện mang lại những tính năng vượt trội giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các quy trình phức tạp. Hệ thống ERP luôn đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong mọi hoạt động. Những tính năng của giải pháp ERP bao gồm: 

Quản lý đặc thù ngành sản xuất

Giải pháp ERP giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các quy trình sản xuất thiết bị điện vốn có nhiều công đoạn, định mức nguyên vật liệu chi tiết. Hệ thống tự động hóa việc lập kế hoạch sản xuất dựa trên đơn hàng và năng lực sản xuất thực tế, đảm bảo tiến độ sản xuất và chất lượng sản phẩm theo yêu cầu. 

Bên cạnh đó, ERP hỗ trợ quản lý hiệu quả các dự án sản xuất thiết bị điện, đảm bảo tiến độ và chất lượng theo yêu cầu. Hệ thống giúp theo dõi tiến độ thực hiện từng công đoạn, báo cáo tình trạng dự án, xác định và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.

Quản lý quan hệ khách hàng

Hệ thống giúp lưu trữ đầy đủ thông tin khách hàng như thông tin cá nhân, lịch sử giao dịch, tương tác. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu thông tin, hiểu rõ nhu cầu khách hàng và đưa ra các chương trình chăm sóc phù hợp. 

Giải pháp ERP tự động hóa quy trình bán hàng từ tiếp cận khách hàng tiềm năng, chốt đơn hàng, chăm sóc khách hàng sau bán. Hệ thống hỗ trợ tạo báo cáo, phân tích hiệu quả bán hàng theo từng sản phẩm, nhân viên bán hàng, kênh phân phối. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế, từ đó gia tăng doanh thu và lợi nhuận. 

Quản lý bán hàng

ERP tự động hóa các quy trình bán hàng thủ công như tạo đơn hàng, hóa đơn, phiếu xuất kho. Nhờ vậy, tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng. Ngoài ra, hệ thống ERP giúp quản lý linh hoạt giá bán, chiết khấu, chương trình khuyến mãi theo từng mặt hàng, nhóm khách hàng. Doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh giá bán để tối ưu hóa lợi nhuận. 

Quản lý mua hàng

Giải pháp ERP ngành thiết bị điện tự động hóa quy trình mua hàng từ tạo đề nghị mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng, theo dõi giao hàng, thanh toán. Nhờ vậy, tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý mua hàng. 

Hơn nữa, hệ thống còn giúp quản lý danh sách nhà cung cấp, đánh giá năng lực, so sánh giá cả. Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhà cung cấp uy tín, đảm bảo chất lượng sản phẩm và giá cả cạnh tranh. 

Quản lý hàng hóa và kho

Doanh nghiệp có thể nắm bắt số lượng hàng hóa tồn kho theo thời gian thực, từ đó đưa ra quyết định bổ sung hàng hóa kịp thời, tránh tình trạng thiếu hụt hay tồn kho dư thừa. Hệ thống ERP tự động hóa quy trình nhập kho, xuất kho, di chuyển kho với quy trình chặt chẽ, đảm bảo an toàn và chính xác. Nhờ vậy, giảm thiểu sai sót trong việc quản lý hàng hóa, nâng cao hiệu quả hoạt động kho bãi. 

Quản lý nhân sự, tính lương

Giải pháp ERP giúp quản lý đầy đủ thông tin nhân viên như hồ sơ nhân sự, lịch trình làm việc, nghỉ phép. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu thông tin nhân viên, theo dõi tình hình đi làm, nghỉ phép của nhân viên. 

ERP cung cấp tự động tính toán lương bổng, thưởng phạt, bảo hiểm cho nhân viên theo quy định. Đồng thời hệ thống hỗ trợ các công cụ đánh giá hiệu quả công việc, hỗ trợ các chương trình đào tạo, phát triển nhân lực. Doanh nghiệp có thể đánh giá năng lực, hiệu quả làm việc của từng nhân viên, từ đó đưa ra các chương trình đào tạo phù hợp để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực 

Quản lý công việc, khối văn phòng công ty

Hệ thống ERP hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả giữa các phòng ban. Nhân viên có thể dễ dàng chia sẻ thông tin, cộng tác trong việc hoàn thành các công việc chung. Nhờ giải pháp ERP, doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất làm việc cho khối văn phòng, tiết kiệm thời gian và chi phí cho công ty.

4. Lợi ích mang lại khi ứng dụng giải pháp ERP cho ngành thiết bị điện

Việc ứng dụng giải pháp ERP ngành thiết bị điện mang đến nhiều lợi ích đáng kể, giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất và tối ưu hóa quy trình. Hãy cùng khám phá những lợi ích khi sử dụng giải pháp ERP dưới đây: 

4.1. Hệ thống ERP cung cấp quản lý thông tin và hướng dẫn công việc 

Hệ thống ERP là trung tâm điều hành cho các hoạt động chính của doanh nghiệp, cung cấp thông tin và điều phối công việc hiệu quả giữa các bộ phận và cá nhân. Qua việc tự động hóa luồng thông tin, ERP giúp cải thiện độ chính xác và giảm thời gian truyền tải dữ liệu giữa các đơn vị trong doanh nghiệp. 

Đồng thời, nó hỗ trợ tra cứu và tham khảo dữ liệu các hoạt động, đặc biệt là trong bối cảnh công nghiệp 4.0, giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu quả hoạt động cũng như năng suất sản xuất khi mở rộng thị trường, chi nhánh, sản phẩm và khách hàng mới.

4.2. Hệ thống ERP hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu chi phí 

Hệ thống ERP giúp loại bỏ các trở ngại giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, tăng hiệu quả làm việc và giảm chi phí không cần thiết, cụ thể chi phí này sẽ cắt giảm trong những khâu như: 

•  Nâng cao năng suất lao động của nhân viên
• Giảm chi phí đào tạo và huấn luyện nhân viên hiện tại
• Giảm thiểu chi phí tổn thất trong hoạt động kinh doanh
• Tiết kiệm chi phí qua việc lập kế hoạch và tính toán chi phí sản xuất
• Cung cấp dữ liệu chính xác và giải quyết sự cố nhanh chóng
• Quản lý tài chính hiệu quả, đặc biệt là về dòng tiền
• Xây dựng niềm tin của khách hàng và giảm chi phí mở rộng thị trường và marketing
• Tính toán chính xác giá vốn hàng bán

4.3. Lợi ích của hệ thống ERP: Nâng cao chất lượng sản phẩm 

Hệ thống ERP ngành thiết bị điện không chỉ cải thiện việc quản lý thông tin và giảm chi phí mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm. ERP quản lý các hoạt động từ xây dựng, đánh giá, kiểm tra đến giám sát chất lượng như sau: 

• Ghi nhận thông tin hàng nhập như thời gian
• Chất lượng, số lượng và hàng trả lại
• Điều chỉnh kế hoạch sản xuất một cách nhanh chóng
• ERP cũng tạo và lưu trữ tài liệu quan trọng
• Hỗ trợ mọi giai đoạn của quy trình sản xuất 

4.4. Đảm bảo độ chính xác trong quá trình vận chuyển – Quản lý Logistics 

Hiện nay, các doanh nghiệp sản xuất đã mở rộng dịch vụ vận chuyển, đặc biệt là khi quy trình này đóng vai trò quan trọng trong đánh giá sự chuyên nghiệp của họ. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải lập kế hoạch chi tiết để đảm bảo sản phẩm được giao đúng thời điểm như kế hoạch và phù hợp với kế hoạch sản xuất. 

Dựa trên việc thu thập thông tin toàn diện về sản xuất và cung ứng, hệ thống ERP sẽ giúp các doanh nghiệp lập kế hoạch chi tiết về thời gian, chất lượng sản xuất và cung cấp sản phẩm. Quá trình này tính đến nhiều yếu tố như hiệu suất của dây chuyền, yêu cầu từ các đối tác, quản lý nguồn cung nguyên liệu và khả năng vận chuyển. 

Hơn nữa, hệ thống ERP mang đến giải pháp toàn diện cho quá trình vận chuyển tại doanh nghiệp gồm có: 

• Cung cấp các báo cáo chi tiết về đơn hàng và dự báo nhu cầu sản xuất
• Quản lý tình trạng của các đơn hàng hiện có
• Cung cấp thông tin về số lượng hàng tồn kho
• Quản lý quá trình giao nhận và đặt hàng với các đối tác
• Quản lý khả năng sản xuất của doanh nghiệp 

4.5. Hệ thống ERP tăng cường hiệu suất công việc

Tất cả các nhà quản trị doanh nghiệp đều muốn cải thiện năng suất hoạt động, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt trên thị trường. Điều này thúc đẩy các doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và tăng cường năng suất sản xuất để gia tăng lợi nhuận. Triển khai hệ thống ERP ngành thiết bị điện được xem là một giải pháp quan trọng nhờ vào các lợi ích sau: 

• Hỗ trợ xây dựng môi trường làm việc hiệu quả hơn thông qua cộng tác và chia sẻ, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc. 
• Cung cấp khả năng truy xuất và tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng, tăng cường hiệu quả làm việc.
• Tổng hợp mọi dữ liệu, thông số của doanh nghiệp, giúp quản lý nắm bắt tình hình hoạt động và đưa ra các quyết định nhanh chóng.

4.6. Doanh nghiệp có thể lưu trữ dữ liệu một cách hiệu quả hơn 

ERP không chỉ cung cấp thông tin mà còn là công cụ quan trọng để lưu trữ và phân tích dữ liệu. Những lợi ích của việc này bao gồm: 

• Ghi lại mọi hoạt động của doanh nghiệp chi tiết và rõ ràng nhất, hỗ trợ trong việc truy xuất lịch sử hoạt động một cách nhanh chóng.
• ERP cho phép phối hợp, phân tích và khai thác thông tin từ dữ liệu đã lưu trữ, giúp doanh nghiệp tìm ra các phương án kinh doanh phù hợp.
• Cung cấp khả năng bảo mật dữ liệu cao, đảm bảo an toàn và riêng tư cho thông tin quan trọng của doanh nghiệp.