Giải pháp ERP cho ngành gỗ nội thất vào quản trị tối ưu hóa quy trình vận hành

1. ERP ngành gỗ là gì?

Giải pháp ERP (Enterprise Resource Planning) nói chung hay ERP ngành gỗ nói riêng là một hệ thống được sử dụng để hoạch định nguồn tài nguyên trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nói một cách đơn giản, ERP dùng để quản lý tất cả hoạt động của tổ chức hay doanh nghiệp. 

Hệ thống được tích hợp nhiều phân hệ ERP trên cùng một hệ thống giúp tất cả nhân sự trong doanh nghiệp làm việc với nhau trên cùng một nền tảng. Một số module của ERP có thể kể đến như Quản lý tài chính, Quản lý nguồn nhân lực, Quản lý chuỗi cung ứng, Quản lý sản xuất…

Thay vì nhân viên phải làm việc trên các phần mềm độc lập như Phần mềm quản lý sản xuất, Phần mềm kế toán, Phần mềm quản lý nhân sự, lương thưởng, Phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng, Phần mềm quản lý kho,… sẽ khiến dữ liệu phân tách rời rạc, hệ thống ERP tích hợp tất cả các bộ phận của một doanh nghiệp vào một hệ thống thông tin toàn diện.

Giải pháp ERP cho ngành gỗ mang lại sự hiện đại hóa và tính toàn diện trong quản lý hoạt động của doanh nghiệp. Tất cả các quy trình từ sản xuất gỗ tươi tự nhiên đến sản xuất gỗ nội thất, quản lý nhân sự, quản lý kế toán giá thành, kho nhập – xuất – tồn kho, chuỗi cung ứng… đều được được số hoá và đồng bộ quy trình hoạt động lên trên một nền tảng công nghệ thông tin 4.0. Từ đó, giúp doanh nghiệp luôn cải tiến nội lực bên trong, đồng thời thúc đẩy tăng trưởng mạnh mẽ.

2. Tình hình của ngành gỗ tại Việt Nam hiện nay

Sản phẩm gỗ và nội thất hiện nay đang chiếm tỷ trọng lớn trong các mặt hàng xuất khẩu tại Việt Nam và được biết đến là một trong những ngành mà GDP cả nước đóng góp lớn nhất thông qua hoạt động xuất khẩu. 

2.1. Cơ hội

Ngành gỗ là lĩnh vực duy nhất tăng trưởng liên tục trong suốt 20 năm qua, ngay cả khi nền kinh tế trên thế giới phải đối mặt với khủng hoảng dịch Covid-19.

Theo Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông thôn, trong tháng 1/2024, thị trường phục hồi tốt và mặt hàng xuất khẩu cũng tăng đột biến. Trong đó, kim ngạch xuất khẩu gỗ và sản phẩm gỗ thu về 1,49 tỷ USD, tăng tới 72,5% so với cùng kỳ năm 2023.

Đây cũng chính là mặt hàng duy nhất nằm trong lĩnh vực nông nghiệp chỉ trong 1 tháng đã có kim ngạch xuất khẩu vượt mốc 1 tỷ USD. Kết quả xuất khẩu của mặt hàng này chiếm 29% trong tổng kim ngạch xuất khẩu của toàn ngành nông nghiệp tại Việt Nam.

Dự báo kinh tế thế giới năm 2024 sẽ vẫn phải đối mặt với không ít thách thức như suy thoái kinh tế, căng thẳng địa chính trị,  xung đột quân sự trên thế giới…Thế nhưng, việc Cục dự trữ Liên bang Hoa Kỳ (FED) ngừng tăng lãi suất trong 3 kỳ điều chỉnh liên tiếp và phát đi dấu hiệu có thể sẽ giảm lãi suất trong năm 2024 nhằm thúc đẩy tăng trưởng.

Điều này sẽ tạo ra tác động dây chuyền khiến Ngân hàng Trung ương các nước sẽ đồng thuận giảm lãi suất. Đây sẽ tín hiệu tích cực giúp lấy lại đà tăng trưởng, đồng thời sẽ gián tiếp tác động đến xuất khẩu của ngành gỗ Việt Nam vào các thị trường nước ngoài, trong đó có Mỹ.

Để thúc đẩy mạnh mẽ xuất khẩu gỗ và các sản phẩm từ gỗ vào các thị trường nước ngoài và Mỹ, Bộ Công thương đưa ra khuyến cáo rằng các doanh nghiệp phải không ngừng nỗ lực trong việc nghiên cứu và phát triển thị trường, đặc biệt cần đầu tư nâng cao năng lực sản xuất, cải thiện chất lượng hàng hóa, nhằm đáp ứng những tiêu chuẩn kỹ thuật và các quy định về phát triển bền vững.

2.2. Thách thức và các bài toán đặc thù của ngành gỗ 

Dưới đây là những thách thức mà ngành gỗ đang gặp phải:

Quản lý nguồn lực

Quy trình phức tạp và đa dạng trong ngành chế biến gỗ đòi hỏi việc điều phối nguồn vốn, công nhân, và nguyên liệu một cách chính xác. Điều này đảm bảo sự bền vững và hiệu quả của công ty. Cần xem xét việc sử dụng nguồn lực một cách tối ưu để giảm thiểu lãng phí và tăng cường năng suất.

Quản lý quy trình sản xuất

Sản xuất gỗ yêu cầu quy trình phức tạp từ việc khai thác gỗ đến chế biến, lắp ráp và cuối cùng là đóng gói sản phẩm. Quy trình sản xuất phải được kiểm soát kỹ lưỡng để đảm bảo chất lượng và tuân thủ các quy định về an toàn và môi trường.

Sự phức tạp của chuỗi cung ứng

Ngành gỗ phải đối mặt với chuỗi cung ứng phức tạp, từ tìm nguồn nguyên liệu thô đến phân phối thành phẩm. Việc quản lý sự phức tạp này một cách thủ công sẽ dẫn đến sự thiếu hiệu quả và tăng chi phí vận hành.

Quản lý kho hàng

Với nhiều mặt hàng khác nhau, đặc biệt là số lượng và kích thước của từng đơn hàng, việc quản lý kho hàng trong ngành chế biến gỗ trở nên rất khó khăn. Có thể thấy, theo dõi số lượng, vị trí và chất lượng của từng mặt hàng là một thách thức. Sai sót trong quản lý có thể dẫn đến mất mát về thời gian, tiền bạc và cơ hội kinh doanh.

Quản lý dự toán

Quy trình sản xuất gỗ đòi hỏi phải dự toán kỹ lưỡng về nhu cầu thị trường, vật liệu và nhân công. Nếu không tính toán đầy đủ và chính xác có thể dẫn đến kết quả kinh doanh không tốt.

Để đảm bảo sự phát triển liên tục và bền vững, các doanh nghiệp không chỉ cần chú trọng đến việc đầu tư cải tiến hệ thống máy móc và nâng cao năng lực của đội ngũ nhân viên, mà còn cần cân nhắc triển khai giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). 

Mục đích của việc này không đơn thuần là tối ưu hóa hiệu quả sản xuất, mà còn nhằm mục tiêu tăng cường quản lý chặt chẽ, cải thiện quy trình quản lý, và nâng cao chất lượng sản phẩm. 

3. Các tính năng của hệ thống ERP cho ngành gỗ

Các tính năng cốt lõi của hệ thống ERP dành riêng cho ngành gỗ, giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về lợi ích mà giải pháp này mang lại là:

3.1. Kiểm soát chu kỳ sản xuất 

Một hệ thống ERP ngành gỗ tốt sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh sản xuất đồ gỗ nội thất một cách hiệu quả hơn và đảm bảo rằng các đơn hàng được thực hiện thông qua việc cung cấp báo cáo phân tích sản xuất. Hệ thống này sẽ cung cấp một loạt các báo cáo để doanh nghiệp có thể thực hiện phân tích về khối lượng sản xuất và đưa ra các quyết định thông minh.

3.2. Hóa đơn vật liệu (BOM)

Đối với bất kỳ nhà sản xuất, hóa đơn nguyên vật liệu là trọng tâm của bất kỳ phần mềm ERP sản xuất và Bill of Materials (BOM) được tổ chức tốt sẽ đảm bảo sự vận hành hoàn hảo của quy trình sản xuất. 

BOM trong hệ thống ERP được phân cấp, với sản phẩm thành phẩm được ưu tiên hàng đầu. Hệ thống cũng chứa mã mặt hàng, nguyên liệu thô, số lượng, chi phí và thông số kỹ thuật bổ sung.

3.3. Quản lý khu vực sản xuất

Nhà cung cấp giải pháp ERP ngành gỗ hỗ trợ tính năng thẻ công việc, hoạt động và các tính năng của máy trạm, giúp doanh nghiệp tự động hóa việc theo dõi các hoạt động trong xưởng sản xuất của mình. 

Một màn hình duy nhất thông báo trạng thái công việc theo thời gian thực, điều hướng của từng trạm làm việc, nhiệm vụ của nhân viên cũng như trạng thái và các bước tiếp theo của từng lệnh sản xuất

3.4. Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

Hệ thống ERP cho ngành sản xuất gỗ hỗ trợ quá trình thu mua nguyên liệu và lập kế hoạch sản xuất cho ngành sản xuất đồ nội thất. Nếu không có hệ thống ERP, việc quản lý có thể trở nên cực kỳ khó khăn. 

Tuy nhiên, với hệ thống ERP,  tất cả các khía cạnh của MRP (Material Requirements Planning) của doanh nghiệp sẽ được hiển thị rõ ràng. Nhà quản lý có thể theo dõi tình trạng cạn kiệt nguyên vật liệu trong kho theo lô để hạn chế chi phí và hạn chế  lãng phí tài nguyên.

3.5. Quản trị công suất

Hệ thống ERP dành cho doanh nghiệp gỗ giúp tối ưu hóa các xưởng làm việc dựa trên nguồn lực sẵn có cho các đơn hàng sản xuất mở. Bằng cách xác định và loại bỏ các rào cản ở cấp độ phân xưởng thông qua việc lập kế hoạch năng lực, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa quy trình sản xuất. 

Hơn nữa, doanh nghiệp cũng có thể duy trì và quản lý lịch trình lập kế hoạch trong khoảng thời gian cố định trước, có thể là 30 ngày, 45 ngày,…. Điều này giúp tự chủ và linh hoạt trong quản lý nguồn lực sản xuất của mình.

3.6. Quản lý hàng tồn kho

Việc nắm rõ ngày sản xuất, ngày hết hạn và các chi tiết khác của các lô sản xuất có thể trở nên dễ dàng hơn với sự hỗ trợ từ nhà cung cấp phần mềm ERP ngành gỗ.

Bằng cách sử dụng tính năng quét mã vạch trên thiết bị, nhà quản lý có thể dễ dàng tìm kiếm kho hàng và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu. Điều này giúp tăng cường khả năng quản lý hàng tồn kho và tối ưu hóa quy trình sản xuất.

3.7. Kiểm soát chất lượng

Phần mềm ERP cho ngành gỗ luôn tuân thủ các tiêu chuẩn tối thiểu của công ty, giúp tạo ra sản phẩm gỗ chất lượng cao hơn và đáp ứng được mong đợi của khách hàng. Giải pháp ERP cũng đảm bảo chất lượng dịch vụ, từ khi nhận hàng cho đến khi hoàn tất quá trình vận chuyển. Điều này giúp nâng cao uy tín của doanh nghiệp và tạo lòng tin từ phía khách hàng.

3. Lợi ích khi triển khai ERP đối với doanh nghiệp ngành gỗ 

Trong bối cảnh ngành công nghiệp chế biến gỗ, việc triển khai giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) sẽ giải quyết các vấn đề sau một cách hiệu quả:

• Khả năng đánh giá chính xác các nguồn lực cần thiết cho quá trình sản xuất, từ nguyên liệu đến nhân lực.
• Xây dựng kế hoạch xuất hàng chi tiết và theo dõi sát sao việc giao hàng cho khách hàng.
• Phát triển kế hoạch sản xuất theo ngày, tuần, tháng và giám sát tiến độ thực hiện để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
• Đề xuất điều chỉnh tăng hoặc giảm nguồn lực phù hợp với nhu cầu và tiến độ của khách hàng.
• Kiểm soát và quản lý chặt chẽ các nhà thầu phụ và nhà gia công.
• Quản lý và kiểm soát tồn kho một cách tối ưu, giảm thiểu chi phí.
• Tính toán chi tiết giá thành của sản phẩm, đảm bảo tính minh bạch và chính xác.
• Tích hợp hệ thống kế toán tài chính để theo dõi và quản lý tài chính một cách chặt chẽ.
• Tính toán nhu cầu nguyên vật liệu và quản lý quá trình cung ứng/mua hàng để đáp ứng yêu cầu sản xuất.

Khi giải pháp ERP được triển khai thành công, doanh nghiệp sẽ đạt được những lợi ích sau:

• Đảm bảo kiểm soát chặt chẽ tiến độ sản xuất để tuân thủ thời gian giao hàng đã cam kết.
• Tối ưu hóa quy trình cắt gỗ và ghép gỗ, kiểm soát tồn kho một cách hiệu quả.
• Cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng và tiến độ, chất lượng sản xuất.
• Khách hàng có thể theo dõi trạng thái thực hiện sản xuất của đơn hàng thông qua hệ thống portal.
• Nhà quản trị có thể yên tâm với hệ thống số liệu luôn được cập nhật kịp thời.