Giải pháp ERP ngành dệt may tối ưu quy trình sản xuất cho doanh nghiệp

Trong thời kỳ 4.0, việc ứng dụng ERP ngành dệt may được kỳ vọng sẽ tạo ra sự thay đổi lớn về phương thức sản xuất và làm thay đổi chuỗi giá trị sản phẩm cho lĩnh vực dệt may. Từ nghiên cứu, phát triển đến sản xuất, dịch vụ khách hàng, ERP có thể mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp trong lĩnh vực này.

1. Bài toán đặc thù của ngành may mặc tại Việt Nam

Ngành công nghiệp may mặc của Việt Nam đang trở thành một trong những lĩnh vực chủ chốt, đóng vai trò quan trọng trong chiến lược phát triển kinh tế quốc gia. Sự tích hợp của công nghệ thông tin vào quản lý sản xuất đã mang lại những lợi ích đáng kể, giúp các doanh nghiệp may mặc tối ưu hóa quy trình sản xuất và giảm thiểu chi phí đáng kể.

Bước sang năm 2024, thị trường dệt may Việt Nam đã có những dấu hiệu hồi phục tích cực. Dữ liệu từ Tổng Cục Thống kê cho thấy, trong hai tháng đầu năm, ngành hàng dệt may đã đạt mức xuất khẩu 5,2 tỷ USD, tăng 15% so với cùng kỳ năm ngoái, đứng thứ tư trong số các mặt hàng có giá trị xuất khẩu cao nhất quốc gia.

Có thể nói, thị trường may mặc đang có nhiều tín hiệu khởi sắc. Để nâng cao khả năng cạnh tranh, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu thực hiện công tác hiện đại hóa – chuyển đổi số cho doanh nghiệp.

Một trong số những giải pháp được nhiều tổ chức cân nhắc chính là ERP – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. ERP trong ngành may mặc không chỉ giúp các doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa quy trình sản xuất mà còn hỗ trợ việc liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận, từ quản lý tài chính, nhân sự, vật tư, cho đến quản lý mua hàng và bán hàng.

ERP cho ngành may mặc là hệ thống quản trị doanh nghiệp được điều chỉnh để phù hợp với những bài toán đặc thù của ngành, có thể kể đến như:

Quản lý thông tin sản phẩm

Các sản phẩm may mặc có rất nhiều thông tin như màu sắc, kích thước, bộ sưu tập, nơi sản xuất, các điều kiện bảo quản…Số lượng nguyên vật liệu rất lớn, đa dạng, và ít khi sử dụng lại dẫn đến lượng hàng tồn kho lớn, hệ thống hóa việc quản lý như thế nào cho hợp lý cũng là một vấn đề lớn cho doanh nghiệp.

Nếu không có hệ thống thông tin quản lý hợp lý, số lượng mã nguyên vật liệu, thành phẩm trong một DN có thể lên đến cả triệu mã. Quản lý khối lượng mã này là một vấn đề lớn mà doanh nghiệp cần đối mặt

Quản lý lao động

Các doanh nghiệp dệt may cần quản lý số lượng lớn lao động và công nhân. Tuyển dụng và giữ chân nhân viên lành nghề, đảm bảo tuân thủ luật lao động và duy trì môi trường làm việc hài hòa là rất quan trọng nhưng có thể khó khăn trong ngành dệt may.

Quản lý nhà cung cấp

Doanh nghiệp ngành may mặc cần quan tâm đến nguồn gốc xuất xứ của nguyên vật liệu. Thậm chí một số trường hợp, doanh nghiệp sẽ phải nhập nguyên vật liệu ở nhà cung cấp mà khách hàng chỉ định. Vì vậy đối với việc quản lý nhà cung cấp ngành may mặc cũng có những đặc thù quản lý riêng.

Quản lý đơn vị sản xuất

Quản lý tạm nhập tái xuất, 70% nguyên vật liệu sử dụng cho ngành may mặc Việt Nam được nhập khẩu từ nước ngoài. Đối với các doanh nghiệp sản xuất/xuất khẩu lớn thì sẽ phải cần nhiều nhân lực để quản lý vấn đề tạm nhập tái xuất. 

Bên cạnh đó là việc đồng bộ hóa nguyên vật liệu: Mỗi một sản phẩm có lên tới cả trăm nguyên vật liệu. Doanh nghiệp phải quản lý sao cho nguyên vật liệu về đồng bộ thì mới có thể sản xuất được. 

Hơn nữa, còn cần theo dõi tiến độ sản xuất. Việc giao hàng đúng hạn là yếu tố ảnh hưởng lớn đến uy tín và sự phát triển của doanh nghiệp. Không chỉ giao hàng đúng hạn mà còn phải giao hàng đúng theo tỷ lệ size, màu mà khách hàng yêu cầu. Do đó DN mong muốn theo dõi được chặt chẽ tiến độ sản xuất, và tỷ lệ sản phẩm theo size và màu đang thực hiện.

Quản lý đơn vị gia công và thầu phụ

Một sản phẩm có thể có nhiều chi tiết đưa đi gia công. Doanh nghiệp may phải quản lý được các đơn vị gia công thầu phụ cùng với tiến độ sản xuất của họ.

Quản lý nhà tiêu thụ và phân phối lẻ

Quản lý thông tin về nhà tiêu thụ, phân phối; Quản lý điều khoản hợp đồng, yêu cầu chất lượng. 

Quản lý thương hiệu

Quản lý chủ sở hữu, bản quyền, thuộc tính của thương hiệu; Quản lý nguyên vật liệu thô thiết kế, sản xuất riêng cho thương hiệu.

2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm ERP ngành dệt may

Áp dụng phần mềm quản lý ERP mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp kinh doanh trong ngành may mặc, cụ thể như sau: 

Quản lý các hoạt động về kiểm soát chất lượng

Phần mềm quản lý cho phép sử dụng các công cụ để kiểm soát chất lượng trong suốt quá trình sản xuất. Điều này giúp cải thiện tính nhất quán về chất lượng bằng cách phối hợp các hoạt động liên quan đến chất lượng. 

Hơn nữa, việc triển khai chính sách chất lượng tập trung cho toàn bộ mạng lưới sản xuất đảm bảo tính nhất quán và đồng bộ. Khi phát hiện ra các sai lệch, nguồn gốc có thể dễ dàng được truy xuất. Đồng thời, phần mềm cung cấp giao thức để sửa lỗi không phù hợp của các sự kiện khác.

Hỗ trợ quản lý kho nhanh chóng

Doanh nghiệp có thể quản lý xuất – nhập kho hàng tại nhiều địa điểm khác nhau. Phần mềm giúp theo dõi chi tiết các mặt hàng với việc tích hợp mã vạch. Khi hàng tồn kho vượt quá định mức cho phép, hệ thống sẽ thông báo đến nhà quản lý để đưa ra phương án giải quyết kịp thời. 

Việc sử dụng phần mềm ERP ngành dệt may giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi chính xác hàng tồn kho và quản lý các phiếu xuất, nhập, điều chỉnh và kiểm kê kho.

Hỗ trợ lên kế hoạch sản xuất

Việc lập kế hoạch tự động chính xác và theo tiến độ sản xuất thực tế giúp tối ưu hóa quá trình sản xuất. Quá trình sản xuất được hỗ trợ tối đa, loại bỏ các thao tác thủ công. Ví dụ, tính giá thành của sản phẩm và đơn hàng, lên kế hoạch sản xuất hiệu quả, cũng như lên kế hoạch giao hàng và phân bổ nguồn lực tự động dựa trên năng lực sản xuất. 

Từ đó, nhà quản lý có thể dễ dàng điều hành hoạt động sản xuất, tăng hiệu quả công việc, cải thiện chất lượng sản phẩm và giảm lãng phí. Đặc biệt, việc giao hàng đúng hẹn trở nên dễ dàng hơn.

Hỗ trợ quản lý bán hàng

Chỉ cần vài cú nhấp chuột, doanh nghiệp có thể tính giá thành sản phẩm và xác định thời gian giao hàng hợp lý nhất. Ngoài ra còn hỗ trợ gửi báo giá và hóa đơn, chuẩn bị lô hàng, gửi đơn đặt hàng đã chốt đến nhóm sản xuất.

Hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi các hoạt động thu – chi

ERP ngành may mặc hỗ trợ doanh nghiệp/tổ chức cập nhật nhanh chóng các dữ liệu về hiệu suất kinh doanh. Nhà quản lý có thể theo dõi chi tiết các hoạt động thu – chi từ bảng cân đối, lãi/lỗ trong thời gian thực. 

3. Các tính năng của hệ thống ERP dành riêng cho ngành dệt may

Giải pháp ERP được thiết kế đặc biệt dành riêng cho ngành công nghiệp dệt may sẽ bao gồm các tính năng quan trọng nhằm đáp ứng các yêu cầu đặc thù và giải quyết những thách thức trong quản lý doanh nghiệp thuộc lĩnh vực này. Dưới đây là các tính năng cốt lõi của ERP cho ngành dệt may:

Tự động hóa đề xuất mua nguyên liệu

Cải thiện việc quản lý tồn kho, giảm thiểu rủi ro cạn kiệt hàng hóa và hạn chế sự cần thiết của việc thu mua thủ công. Điều này đảm bảo sự sẵn có liên tục của nguyên liệu thô cần thiết, đúng thời điểm để đáp ứng các yêu cầu sản xuất, tối ưu hóa chuỗi cung ứng và nâng cao hiệu suất tổng thể.

Quản lý chuỗi cung ứng toàn diện

Cho phép quản lý một cách hiệu quả các nhà cung cấp, nhà thầu phụ và quá trình thu mua nguyên liệu thô. Cung cấp khả năng theo dõi tồn kho, đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp và tiến hành dự báo nhu cầu một cách chính xác.

Lập kế hoạch và lên lịch sản xuất

Xem xét đến các yếu tố như ưu tiên đơn hàng, khả năng sẵn có của máy móc và nhu cầu nguyên liệu, góp phần tối ưu hóa quy trình sản xuất và giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động.

Lập kế hoạch nguồn nguyên liệu (MRP)

Quản lý hiệu quả tồn kho nguyên liệu thô, theo dõi việc sử dụng nguyên liệu và tự động hóa quy trình đặt hàng lại dựa trên các yêu cầu và nhu cầu sản xuất.

Quản lý vòng đời sản phẩm (PLM)

Hỗ trợ quản lý toàn bộ quá trình vòng đời của sản phẩm dệt may, từ giai đoạn thiết kế, phát triển cho đến sản xuất và phân phối. Thúc đẩy sự hợp tác giữa các nhà thiết kế, đội ngũ sản xuất và nhà cung cấp, đảm bảo quá trình phát triển và ra mắt sản phẩm diễn ra một cách hiệu quả.

4. Những tiêu chí mà phần mềm ERP cho ngành dệt may cần phải có

Cũng giống như các ngành khác trong lĩnh vực sản xuất, trước khi ứng dụng hệ thống ERP ngành dệt may vào hoạt động sản xuất kinh doanh, ngành may mặc cần lưu ý một số đặc điểm sau:

4.1. Tính tự động hóa cao

Giải pháp cần tích hợp các công nghệ đặc thù của ngành may mặc, đặc biệt là tích hợp với hệ thống CAD/CAM. Trong ngành dệt may, việc áp dụng hệ thống CAD/CAM vào quá trình thiết kế là phổ biến. Sự tích hợp giữa hệ thống CAD/CAM và ERP sẽ mang lại hiệu quả cao. Việc này giúp cho phép tính toán chi phí thiết kế khi sản phẩm vẫn chỉ là một bản vẽ. 

Mỗi chi tiết của sản phẩm, bao gồm màu sắc, chất liệu vải,,… được tính toán tự động trên phần mềm thiết kế và cập nhật vào định mức tiêu hao nguyên liệu trong BOM của hệ thống ERP kết hợp với bộ chi tiết. Điều này giúp xác định chi phí thiết kế gần nhất và dữ liệu chi phí cũng được cập nhật lại cho bộ phận thiết kế, giúp họ có nhiều mục tiêu chi phí hơn. 

4.2. Khả năng mở rộng và linh hoạt

Ngoài kích thước và màu sắc, các tiêu chí khác như mẫu mã, hoa văn, cách phối màu, độ co dãn của vải, độ dài sợi cotton… cũng phải được quản lý một cách chi tiết. Vì vậy, hệ thống quản lý phải linh hoạt để đáp ứng việc phân tích tồn kho cho sản xuất và bán hàng. 

Đồng thời, cần tối ưu hóa quy trình thiết kế, sản xuất, thống kê năng lực sản xuất, công suất máy móc, tiêu hao nguyên vật liệu, nhân công để luôn đảm bảo tiến độ, chất lượng và yêu cầu đặt hàng.

Để đáp ứng những yêu cầu này, hệ thống cần có tính mở cao và khả năng tùy biến linh hoạt. Tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp may mặc khá lớn và những thay đổi do môi trường gây ra đòi hỏi hệ thống phải có tính tương thích và phản ứng nhanh.

Bên cạnh đó, việc tích hợp CAD/CAM và ứng dụng công nghệ scan sản phẩm sẽ giúp hệ thống ERP cập nhật trực tiếp các công việc đã hoàn thành trên từng công đoạn, hỗ trợ điều độ sản xuất phân tán và chính xác. 

4.3. Tốc độ xử lý nhanh

Trong ngành dệt may, quản lý nguyên liệu là một thách thức do lượng nguyên liệu trong quản lý sản xuất rất lớn và cần được lưu trữ để phân tích thống kê. Do đó, quản lý nguyên liệu không chỉ đáp ứng yêu cầu theo dõi nguyên liệu mà còn phải đảm bảo tốc độ xử lý nhanh, thời gian nhập liệu nhanh chóng và thuận tiện trong việc kiểm soát chấm công. 

4.4. Tối ưu bài toán chức năng quản lý

Tương tự như trong ngành sản xuất, một giải pháp ERP toàn diện cần phải giải quyết một loạt các vấn đề quản lý của doanh nghiệp. Điều này bao gồm bảo hiểm y tế, tính lương, thưởng, quản lý sản xuất, đóng gói, cân đối kế toán. 

Ngoài ra, cần đồng bộ hóa vật tư, giá thành sản phẩm theo từng công đoạn và chi tiết theo từng mặt hàng, quản lý tồn kho, công nợ, kế hoạch sản xuất, quản lý tiến độ dự án và công việc, tối ưu hóa công suất máy móc và năng lực lao động, quản lý hệ thống phân phối và quan hệ khách hàng.