Kaizen trong sản xuất: Những nguyên tắc cần biết để ứng dụng hiệu quả

Kaizen trong sản xuất chính là việc áp dụng triết lý Kaizen – “không ngừng cải tiến, luôn thay đổi để tốt hơn” – vào hoạt động sản xuất giúp nâng cao hiệu quả sản xuất, chất lượng và hiệu suất công việc. Bài viết này của FPT IS sẽ giới thiệu những nguyên tắc cơ bản của Kaizen trong hoạt động sản xuất và cách ứng dụng chúng một cách hiệu quả để mang lại lợi ích bền vững cho doanh nghiệp.

1. Kaizen trong sản xuất là gì?

“Kaizen” là một triết lý kinh doanh có nguồn gốc từ Nhật Bản xuất hiện sau Thế chiến thứ hai, góp phần quan trọng để tái thiết nền kinh tế. Từ “Kaizen” được ghép từ hai từ tiếng Nhật: “Kai” (cải) có nghĩa là thay đổi và “Zen” (thiện) có nghĩa là tốt hơn, tức là thay đổi để tốt hơn. Triết lý Kaizen tập trung vào việc thực hiện những cải tiến nhỏ không ngừng trong mọi khía cạnh của tổ chức, xác định và loại bỏ lãng phí từ nguyên liệu, nguồn lực đến thời gian và năng lượng.

Đặc biệt khi ứng dụng Kaizen trong sản xuất, nó đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa các khía cạnh: quy trình sản xuất, quản lý nguyên vật liệu, quản lý chất lượng sản phẩm cuối cùng, từ đó giúp nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng năng suất và giảm chi phí. 

Không chỉ cải thiện các khía cạnh cụ thể của doanh nghiệp, Kaizen hướng tới việc xây dựng một nền văn hóa trong đó tất cả nhân viên đều tích cực tham gia vào việc đề xuất và thực hiện các cải tiến cho doanh nghiệp

2.  Các nguyên tắc quan trọng của Kaizen trong sản xuất

Kaizen trong sản xuất bao gồm 10 nguyên tắc đơn giản nhưng đòi hỏi cần tuân thủ liên tục và đồng thời để có thể  mang lại những kết quả rõ rệt trong mọi doanh nghiệp/tổ chức:

Tập trung vào những thay đổi nhỏ và liên tục

Tất cả các nhân viên, từ lãnh đạo cấp cao đến công nhân, đều tham gia vào việc tìm kiếm cách cải tiến các quy trình và hoạt động hàng ngày. Sự cải tiến KHÔNG cần phải lớn lao, xa vời hay hoàn hảo nhưng phải liên tục và không ngừng nghỉ.

Cởi mở tiếp thu những ý tưởng mới

Con người thường quen với việc thực hiện các nhiệm vụ theo những cách thức cố định và lặp lại các ý tưởng cũ, do sợ rằng những ý tưởng mới có thể dẫn đến sai lầm. Tuy nhiên, Kaizen khuyến khích vượt qua nỗi sợ này để đón nhận sự đổi mới. Với những khái niệm mới và cách tiếp cận tiến bộ, doanh nghiệp sẽ được trang bị tốt hơn để cạnh tranh và duy trì lợi thế trước các đối thủ.

Thừa nhận trách nhiệm của bản thân, không đổ lỗi

Khi có sự cố xảy ra, thay vì đổ lỗi cho các thành viên khi có sự cố, hãy hướng dẫn và yêu cầu họ chịu trách nhiệm về nhiệm vụ cụ thể của mình, đảm bảo không lặp lại sai lầm. Điều này không chỉ nâng cao hiệu suất mà còn tạo nên môi trường làm việc tích cực và có trách nhiệm.

Tích cực thực hiện và không bao giờ chấp nhận thất bại

Nhân viên có thể không đáp ứng được mọi yêu cầu của một nhiệm vụ cụ thể, nhưng điều quan trọng là phải luôn cố gắng, giữ tinh thần lạc quan và tìm ra giải pháp mới. Hãy tham khảo ý kiến chuyên gia, tìm kiếm sự hỗ trợ từ bên ngoài và luôn sẵn sàng thử nghiệm. Dám thực hiện và thất bại còn hơn không, vì mỗi lần thử là một cơ hội để học hỏi và trau dồi.

Sửa chữa sai sót ngay khi kịp thời phát hiện

Sai lầm là điều không thể tránh khỏi của con người. Điều quan trọng không phải là tránh sai lầm, mà là không bỏ qua chúng khi đã nhận ra. Theo nguyên tắc của Kaizen, hãy thừa nhận và sửa chữa sai lầm ngay khi phát hiện, đồng thời tìm ra giải pháp để tránh lặp lại trong tương lai. 

Trao quyền cho các thành viên để đưa ra giải pháp cho các vấn đề

Việc trao quyền cho mọi người được lên tiếng không chỉ tạo cảm giác tin tưởng và tôn trọng, mà còn mang lại cho tổ chức những ý tưởng sáng tạo và đổi mới. Những góc nhìn đa dạng và các ý tưởng thực tiễn từ mọi thành viên sẽ được khai thác tối đa, giúp tìm ra những giải pháp hiệu quả và phù hợp nhất. 

Đi cụ thể vào vấn đề để xác định nguyên nhân cốt lõi

Áp lực về thời gian phải hoàn thành công việc nên nhân viên thường bỏ qua nguyên nhân cốt lõi dẫn tới sai sót và chỉ xử lý chúng khi phát sinh, dẫn đến việc lặp lại lỗi tương tự. Vì vậy, hãy luôn khuyến khích nhân viên của mình tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và báo cáo các giải pháp khả thi, nhằm mang lại lợi ích cho cả nhóm thông qua những phát hiện quý giá.

Góc nhìn của 10 người thay vì chuyên môn của 1 người

Dù có kiến thức sâu rộng đến đâu, một cá nhân không thể so sánh với trí tuệ tổng hợp của nhiều người. Ý kiến của tập thể thường ít được thiên vị và định kiến hơn. Mỗi người mang đến những góc nhìn và trải nghiệm riêng, tạo nên một bức tranh đa chiều về vấn đề cần giải quyết. 

Khi cùng thảo luận, chia sẻ cũng như đóng góp ý tưởng, mọi người có thể học hỏi lẫn nhau, tìm ra những điểm yếu và đưa ra các giải pháp toàn diện hơn.

Hơn nữa, việc tập trung vào trí tuệ tập thể khơi dậy tinh thần đồng đội, tạo môi trường làm việc cởi mở và khuyến khích sự sáng tạo. Khi nhân viên cùng chung tay góp sức, mọi người sẽ cảm thấy được tôn trọng, có động lực để cống hiến hết khả năng của bản thân. 

Tin cậy vào dữ liệu hơn đánh giá cảm quan

Dữ liệu cung cấp cho người dùng thông tin được chứng minh bằng bằng chứng, trong khi đánh gia cảm quan chỉ phản ánh niềm tin của một người hoặc một nhóm. Các doanh nghiệp nên đầu tư vào việc thu thập, phân tích và giải thích dữ liệu trước khi đưa ra quyết định. 

Kaizen là hành trình không bao giờ dừng lại

Kaizen là một quá trình cải tiến không bao giờ dừng lại. Nó không phải là một mục tiêu đơn lẻ mà là một quá trình liên tục. Dù đã đạt được nhiều tiến bộ, vẫn luôn có chỗ để cải thiện.

Triết lý Kaizen khuyến khích nhân viên luôn học hỏi và phát triển không ngừng. Nó thúc đẩy chúng ta liên tục tìm kiếm cách làm việc hiệu quả hơn, loại bỏ lãng phí và nâng cao chất lượng. Kaizen đòi hỏi sự kiên trì và nỗ lực không ngừng, là một cam kết dài lâu để đạt đến sự xuất sắc.

3. Ưu và nhược điểm của Kaizen trong sản xuất  

Dưới đây là một số ưu điểm và nhược điểm của Kaizen trong sản xuất:

4. Lợi ích khi ứng dụng Kaizen trong sản xuất

Việc áp dụng Kaizen trong sản xuất đem lại nhiều lợi ích và ảnh hưởng tích cực đến toàn bộ quy trình, cụ thể như sau:

Tăng năng suất

Kaizen tối ưu hóa quy trình làm việc và loại bỏ các hoạt động không cần thiết, cải thiện năng suất, khả năng sản xuất hàng loạt. Khi thời gian chuẩn bị và chờ đợi giảm thì quy trình sản xuất cũng sẽ trở nên hiệu quả hơn và thời gian hoàn thành đơn hàng được rút ngắn. Kết quả là sản phẩm được sản xuất nhanh với chất lượng tốt hơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí.

Giảm chi phí sản xuất

Kaizen giúp giảm chi phí sản xuất bằng cách tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và giảm lãng phí. Khi loại bỏ lãng phí về nguyên vật liệu, thời gian và lao động, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn tăng cường lợi nhuận một cách đáng kể.

Cải thiện chất lượng của sản phẩm

Kaizen giúp loại bỏ lỗi và nâng cao độ chính xác trong sản xuất, cải thiện chất lượng sản phẩm. Điều này không chỉ tăng cường niềm tin của khách hàng mà còn nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Sản phẩm chất lượng cao đáp ứng nhu cầu của khách hàng, khiến họ hài lòng và có xu hướng mua lại sản phẩm, tạo dựng mối quan hệ bền vững, lâu dài.

Cải thiện môi trường làm việc

Triển khai Kaizen trong sản xuất tạo ra một môi trường làm việc nơi người lao động có quyền đóng góp vào sự phát triển của tổ chức. Môi trường này giúp nâng cao trải nghiệm của nhân viên, giảm căng thẳng và tăng sự hài lòng trong công việc.

Nhìn chung, Kaizen truyền đạt niềm tin rằng mọi cải tiến, dù nhỏ hay lớn, đều có ý nghĩa và góp phần tích cực vào sự phát triển toàn diện của doanh nghiệp. Việc áp dụng Kaizen vào quy trình sản xuất không chỉ đem lại những lợi ích đáng kể về năng suất, chi phí và chất lượng sản phẩm, mà còn thúc đẩy sự cạnh tranh bền vững và thành công dài hạn cho doanh nghiệp.

5. 6 bước ứng dụng Kaizen trong sản xuất

Để đạt được mục tiêu và tận dụng tối đa lợi ích của Kaizen trong quy trình sản xuất, doanh nghiệp có thể chia thành 6 giai đoạn như sau:

5.1. Xác định vấn đề hoặc cơ hội cải tiến

Đây là giai đoạn đầu tiên trong quy trình Kaizen của sản xuất. Tại đây, ban lãnh đạo cùng toàn thể nhân viên sẽ tập trung xác định các vấn đề cần cải thiện hoặc cơ hội để nâng cao hiệu quả quy trình sản xuất.

Để đạt được điều này, mọi người sẽ phải thu thập và phân tích dữ liệu, quy trình và tất cả thông tin liên quan đến hệ thống hiện tại. Quá trình này đòi hỏi phải tốn nhiều thời gian và công sức, nhưng đó là bước đầu tiên và rất quan trọng để đảm bảo Kaizen  trong sản xuất được thực hiện hiệu quả. 

Doanh nghiệp có thể triển khai các bước sau:

Bước 1: Thu thập thông tin về quy trình sản xuất hiện tại, bao gồm các dữ liệu về năng suất, chất lượng, thời gian và lãng phí.

• Năng suất: Tiến hành thu thập dữ liệu về các sản lượng, tỷ lệ hao hụt, số lượng sản phẩm hoàn thành và thời gian sản xuất để đánh giá hiệu suất và khả năng tăng cường năng suất.
• Chất lượng: Xem xét các thông số và tiêu chuẩn chất lượng của sản phẩm, bao gồm tỷ lệ sản phẩm lỗi, số lần kiểm tra chất lượng, phản hồi từ khách hàng và sự tuân thủ tiêu chuẩn chất lượng để xác định các vấn đề cần cải thiện.
• Thời gian: Thu thập dữ liệu về thời gian chuẩn bị, thời gian chờ đợi, thời gian sản xuất và thời gian thay đổi công việc để xác định các hoạt động không hiệu quả và đề xuất biện pháp giảm thời gian lãng phí.
• Lãng phí: Đánh giá các loại lãng phí như lãng phí về nguyên vật liệu, thời gian, công sức lao động, di chuyển không cần thiết, thu thập dữ liệu về mức độ lãng phí và xác định nguồn gốc để tìm cách giảm lãng phí và tăng cường hiệu quả.

Bước 2: Tiến hành tổ chức các cuộc họp để thảo luận với nhóm Kaizen và nhân viên trực tiếp tham gia vào quy trình nhằm hiểu rõ vấn đề, thu thập ý kiến đóng góp.

Bước 3: Phân tích các nhược điểm, tìm hiểu nguyên nhân, rà soát tiềm năng cải tiến và khả năng thực hiện giải pháp.

Bước 4: Xác định mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp muốn đạt được sau khi triển khai Kaizen.

Doanh nghiệp nên cân nhắc đặt mục tiêu theo nguyên tắc SMART (Specific – Cụ thể; Measurable – Đo lường được; Attainable – Khả thi; Relevant – Thực tế; Time-bound – Giới hạn thời gian) để quá trình triển khai Kaizen thêm thuận lợi.

5.2. Phân tích quy trình

Sau khi xác định vấn đề cần giải quyết hoặc cơ hội để cải thiện, mọi người sẽ cùng nhau phân tích quy trình để tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Trong giai đoạn này, nhóm sẽ đặt ra các câu hỏi, tìm kiếm thông tin liên quan.

Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ phân tích như 5 Whys và Gemba Walk để tìm nguyên nhân thực sự của các vấn đề tồn đọng. Mặc dù việc phân tích này đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn, nhưng đây là bước quan trọng để đưa ra các giải pháp khả thi.

5.3. Đưa ra giải pháp tối ưu

Sau khi tiến hành phân tích quy trình và xác định được nguyên nhân của vấn đề, bước tiếp theo là tập trung vào việc đề xuất các giải pháp khả thi để cải thiện quy trình. Trong giai đoạn này, nhiều phương án Kaizen sẽ được đề xuất. 

Ban lãnh đạo cần lựa chọn giải pháp tối ưu và lập kế hoạch triển khai cụ thể. Đảm bảo rằng giải pháp được chọn không chỉ khả thi và hiệu quả mà kế hoạch triển khai cũng phải phù hợp với quy trình hiện tại của doanh nghiệp.

5.4. Triển khai giải pháp

Sau khi đưa ra các giải pháp Kaizen trong sản xuất, ban lãnh đạo sẽ bắt đầu triển khai trong doanh nghiệp/tổ chức. Quá trình này có thể bắt đầu từ một số bộ phận sản xuất nhỏ trước khi áp dụng rộng rãi trên toàn công ty. Trong suốt giai đoạn thực hiện, các số liệu và kết quả cần được đo lường và cập nhật liên tục mỗi ngày để theo dõi hiệu quả của việc áp dụng Kaizen.

5.5. Nghiên cứu kết quả và điều chỉnh

Dựa trên các kết quả thu thập được, ban lãnh đạo sẽ tiến hành đánh giá và nghiên cứu các giải pháp đã áp dụng. Nếu hiệu quả sản xuất, doanh thu, lợi nhuận chưa đạt như kỳ vọng, các biện pháp sẽ được điều chỉnh và triển khai lại một cách kịp thời. Thực tế cho thấy, việc áp dụng phương pháp Kaizen sản xuất thường mang lại những cải thiện tích cực, dù nhỏ hay lớn.

5.6. Chuẩn hóa giải pháp

Sau khi các giải pháp được điều chỉnh, ban lãnh đạo sẽ tiến hành chuẩn hóa các cải tiến này để đảm bảo quy trình sản xuất liên tục và hiệu quả. Trong giai đoạn này, các hướng dẫn và đánh giá sẽ được thực hiện để áp dụng các giải pháp trên toàn doanh nghiệp. Đây là bước quan trọng để đạt được mục tiêu sản xuất bền vững và lâu dài cho tổ chức.

6. Các công cụ và kỹ thuật của Kaizen cho sản xuất

Lập bản đồ chuỗi giá trị (VSM)

Lập bản đồ dòng giá trị là công cụ trực quan hữu ích trong việc phân tích và cải thiện luồng nguyên liệu, thông tin trong quá trình sản xuất. Nó bao gồm việc vạch ra tất cả các bước cần thiết để sản xuất một sản phẩm, từ nguyên liệu thô đến thành phẩm và xác định các khu vực có thể loại bỏ lãng phí.

Phương pháp 5S

5S là một phương pháp quản lý và sắp xếp nơi làm việc nhằm tạo ra một môi trường gọn gàng, sạch sẽ và khoa học. Phương pháp này được phát triển từ Nhật Bản, bao gồm năm nguyên tắc cơ bản với các từ viết tắt trong tiếng Nhật: Seiri (整理 – Sàng lọc), Seiton (整頓 – Sắp xếp), Seiso (清掃 – Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 – Săn sóc), và Shitsuke (躾 – Sẵn sàng), cụ thể như sau:

• Seiri – Sàng lọc (整理): Sắp xếp, tách rời hoặc lựa chọn các vật dụng cần thiết và loại bỏ những thứ không cần thiết, đảm bảo mọi thứ đều ở vị trí dễ nhìn thấy.
• Seiton – Sắp xếp (整頓): Sắp xếp các vật dụng cần thiết theo trật tự, đặt chúng vào những vị trí thuận tiện và an toàn.
• Seiso – Sạch sẽ (清掃): Làm sạch, bảo dưỡng các vật dụng, thiết bị, máy móc, và môi trường làm việc.
• Seiketsu – Săn sóc (清潔): Thường xuyên kiểm tra và duy trì các bước 3S ở trên nhằm đảm bảo hiệu quả và hoàn thiện quy trình 5S.
• Shitsuke – Sẵn sàng (躾): Duy trì những việc đã làm, giữ gìn môi trường làm việc ngăn nắp và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định đã đề ra.

Phương pháp 5S giúp tổ chức tối ưu hóa quy trình sản xuất, tăng năng suất lao động, giảm lãng phí, cải thiện chất lượng sản phẩm và tăng cường an toàn cho nhân viên. Trong tiếng Anh, 5S được dịch thành: Sort – Set in order – Shine – Standardize – Sustain.

Phương pháp quản lý Kanban

Kanban là có nghĩa là thẻ thị giác trong tiếng Nhật, với từ kan là thị giác và từ ban là thẻ. Đây là một phương pháp cải tiến chất lượng được các doanh nghiệp Nhật Bản tiên phong áp dụng với nhiều thành công rực rỡ. Đặc biệt, Toyota đã sử dụng Kanban để quản lý sản xuất thông minh hơn, góp phần tạo đòn bẩy cho sự phát triển kinh tế. 

Phương pháp quản lý Kanban tập trung vào việc sử dụng bảng và các thẻ để trực quan hóa toàn bộ công việc, dự án nhằm tăng tính rõ ràng, minh bạch. Nhờ đó mà các thành viên trong nhóm sẽ hợp tác và làm việc tập trung hơn.