Logistics là gì? Giải pháp chuyển đổi số tối ưu quy trình Logistics

Logistics là một thuật ngữ được sử dụng rộng rãi trong nền kinh tế hiện nay, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về nó. Vậy Logistics là gì? Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về Logistic và cách để cải tiến quy trình Logistics trong doanh nghiệp trở nên suôn sẻ hơn ở bài viết sau.

1. Logistics là gì?

Logistics là một phần của quản lý chuỗi cung ứng, đề cập đến quá trình lưu trữ và di chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến tay người tiêu dùng. Mục tiêu của logistics là tối ưu hóa hiệu quả của chuỗi cung ứng, giảm thiểu chi phí và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

Các hoạt động cụ thể của Logistics bao gồm:

Vận tải hàng hóa nhập kho và xuất kho
Quản lý đội tàu, kho bãi, nguyên vật liệu
Thực hiện đơn hàng
Quản trị tồn kho
Đóng gói sản phẩm
Dịch vụ chăm sóc khách hàng

Logistics đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự di chuyển thông suốt của hàng hóa và thông tin, góp phần thúc đẩy nền kinh tế quốc gia phát triển.

2. Ý nghĩa của logistics đối với doanh nghiệp

Logistics có ý nghĩa to lớn đối với doanh nghiệp và nền kinh tế quốc gia, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Dưới đây là một số lý do:

Tối ưu hóa chuỗi cung ứng

Hệ thống Logistics tối ưu hóa các hoạt động như vận chuyển, kho bãi, quản lý hàng tồn kho, từ đó giảm thiểu chi phí chung. Doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa nhanh chóng, an toàn và chính xác, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó, nhà điều hành còn cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn vì có thể giảm giá thành sản phẩm.

Thúc đẩy thương mại quốc tế

Doanh nghiệp dễ dàng xuất nhập khẩu hàng hóa, giảm thiểu rào cản thương mại và mở rộng thị trường. Thêm vào đó, nhanh chóng hợp tác hiệu quả với các đối tác quốc tế, phát triển chuỗi cung ứng toàn cầu.

Nâng cao lợi thế cạnh tranh

Chuỗi Logistics giúp doanh nghiệp cải thiện dịch vụ khách hàng bằng cách giao hàng nhanh chóng, chính xác và an toàn. Nhờ đó, sự hài lòng của khách hàng được nâng lên level mới, hình ảnh thương hiệu ngày càng trở nên uy tín và đáng tin cậy. Đây cũng chính là yếu tố để doanh nghiệp tạo ra lợi thế cạnh tranh.

Góp phần phát triển kinh tế quốc gia

Logistics tạo ra nhiều việc làm cho người lao động. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng thu hút nhà đầu tư nước ngoài, góp phần phát triển nền kinh tế quốc gia.

Với những ý nghĩa quan trọng như vậy, logistics là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nên lựa chọn dịch vụ logistics phù hợp với nhu cầu và quy mô của mình để tối ưu hóa chuỗi cung ứng, nâng cao khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững.

3. Lợi ích của việc doanh nghiệp biết cách quản trị Logistics

Bất kỳ nhà lãnh đạo của công ty nào cũng đều hiểu tầm quan trọng thực sự của việc quản trị Logistics tốt. Họ nhận ra rằng việc cung cấp dịch vụ “hậu cần” trơn tru là rất quan trọng để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng, từ đó dễ dàng vượt qua sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường.

Những điều mà doanh nghiệp nhận được nếu biết cách quản trị Logistics bao gồm:

Tăng lợi nhuận kinh doanh
Cải thiện trải nghiệm khách hàng
Giảm chi phí vận hành
Đảm bảo đưa hàng hóa đến đúng thời gian và địa điểm
Hạn chế nhiều rủi ro
Tăng khả năng mở rộng quy mô kinh doanh
Nâng cao giá trị doanh nghiệp
Cải thiện khâu quản lý kho hàng

4. Quy trình triển khai Logistic cơ bản

Quy trình Logistics là các bước mà một công ty thực hiện để lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát dòng hàng hóa, dịch vụ và thông tin liên quan một cách hiệu quả từ điểm xuất phát đến điểm tiêu thụ.

Một quy trình Logistics điển hình bao gồm:

4.1. Mua hàng

Mục đích của việc mua hàng là cung cấp nguyên liệu thô hoặc hàng hóa cho trung tâm Logistics. Việc có một cơ sở tập trung nguyên vật liệu là điều bắt buộc để quản lý việc vận chuyển hàng hóa theo cách hiệu quả và có lợi nhuận.

4.2. Lưu trữ hàng hóa

Lưu trữ hàng hóa bao gồm các hoạt động liên quan đến lưu trữ, bảo vệ và bảo quản hàng hóa đúng cách trong khoảng thời gian cần thiết. Để thực hiện hoạt động này, công ty phải chọn hệ thống lưu trữ phù hợp nhất với nhu cầu Logistics của mình, cần tính đến cách bố trí cơ sở và đặc điểm của hàng hóa. Điều cần thiết là phải chọn đúng số lượng và loại thiết bị lưu trữ để xử lý sản phẩm, vì năng suất của kho phụ thuộc vào nó.

Tự động hóa và số hóa đã trở thành đồng minh tốt nhất khi tối ưu hóa việc lưu trữ hàng hóa. Các công ty thường sử dụng các giải pháp tự động hóa như cần cẩu xếp chồng, băng tải, hệ thống đường ray đơn chạy điện và ô tô chuyển tải, cùng nhiều giải pháp khác để tăng năng suất và giảm thiểu sai sót.

4.3. Quản lý hàng tồn kho

Một quy trình Logistics liên quan khác là kiểm soát hàng tồn kho để xác định số lượng hàng tồn kho và thời gian khách nhận hàng nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả có tác động trực tiếp đến các hoạt động liên quan đến quy trình Logistics, đồng thời giảm khả năng tồn kho quá mức hoặc hết hàng.

4.4. Nhận đơn hàng và gửi đi

Xử lý đơn hàng bao gồm việc đóng gói các sản phẩm mà khách hàng yêu cầu để chúng có thể được gửi đi với chi phí tối thiểu và trong thời gian ngắn nhất có thể. Đây là một bước có ảnh hưởng đến uy tín và thương hiệu của công ty, vì chỉ cần để xảy ra một sai sót nhỏ như hàng hóa không được giao đúng hẹn, không đúng chủng loại sản phẩm,… thì khách hàng sẽ để lại đánh giá không mấy tích cực.

Hoạt động lấy hàng và gửi hàng bao gồm nhiều hoạt động khác nhau. Ví dụ: vận chuyển hàng hóa đến nhà kho, lấy sản phẩm ra khỏi giá đỡ, phân loại và hợp nhất hàng hóa, đóng gói và xếp hàng lên xe tải,…

4.5. Vận chuyển và giao hàng

Quy trình vận chuyển và giao hàng được chia thành 3 giai đoạn:

Trước vận chuyển

Quá trình trước khi vận chuyển là bước đệm của quá trình vận chuyển. Bước này bao gồm các công việc sau:

Thu thập thông tin vận chuyển: Đối chiếu tất cả thông tin quan trọng để vận chuyển hàng h huy óa như thông tin liên hệ của người nhận, chi tiết địa chỉ,…
Đóng gói và dán nhãn: Lựa chọn cách thức đóng gói thích hợp như bọc bong bóng, thùng carton,… để bảo vệ các sản phẩm bên trong gói hàng. Có thể thêm lưu ý “Hàng dễ vỡ”.
Chọn Phương thức Vận chuyển: Dựa trên kích thước và trọng lượng gói hàng, điểm đến và thời gian giao hàng. Người quản lý sẽ chọn 1 trong 3 hình thức vận chuyển là vận chuyển qua đường bưu điện, vận chuyển nhanh và vận chuyển quốc tế.
Chuẩn bị chứng từ: Công việc này liên quan đến việc chuẩn bị các chứng từ cần thiết như tờ khai hải quan, vận đơn và hóa đơn,…

Vận chuyển

Sau khi lô hàng được chuẩn bị để vận chuyển, sẽ tiếp tục đến bước bàn giao hàng hóa cho đơn vị vận chuyển:

Bàn giao gói hàng cho hãng vận chuyển như UPS, USPS hoặc FedEx. Sau đó gói hàng được quét và nhập vào hệ thống của nhà vận chuyển để theo dõi.
Theo dõi hàng hóa: Hãng vận chuyển giúp cung cấp thông tin theo dõi như vị trí hiện tại của gói hàng, trạng thái giao hàng và ngày giao hàng dự kiến, những thông tin này sẽ được chia sẻ cho khách hàng.
Giao tiếp với hãng vận chuyển: Người gửi hàng cần liên lạc thường xuyên với hãng vận chuyển để giải quyết mọi trở ngại xảy ra. Điều này để ứng biến trong trường hợp gói hàng bị thiếu số lượng, bị trì hoãn hoặc bị hư hỏng.
Thời gian giao hàng ước tính được chia sẻ với khách hàng qua email, tin nhắn văn bản hoặc qua liên kết theo dõi.

Sau vận chuyển

Sau khi lô hàng được giao đến khách hàng cuối cùng, một số công việc khác cần thực hiện sau khi khách hàng nhận hàng như sau:

Xác nhận giao hàng bằng việc đảm bảo rằng gói hàng được giao ở đúng địa điểm mà khách hàng yêu cầu như trong hệ thống theo dõi của hãng vận chuyển đã cung cấp.
Xử lý việc trả lại và trao đổi: Trong trường hợp khách hàng không hài lòng về sản phẩm và muốn hoàn trả lại. Doanh nghiệp cần có chính sách hoàn trả rõ ràng và có các hướng dẫn chi tiết thủ tục trả lại sản phẩm.
Xử lý các gói hàng bị thất lạc hoặc hư hỏng: Doanh nghiệp nên làm việc với nhà vận chuyển để xác định vị trí gói hàng bị thất lạc và khiếu nại trong trường hợp gói hàng bị hư hỏng.
Giải quyết khiếu nại của khách hàng: Doanh nghiệp nên chủ động trả lời các thắc mắc của khách hàng và cung cấp giải pháp kịp thời cho mọi vấn đề xảy ra.

5. Tối ưu hoạt động Logistics với ERP

Hệ thống ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp Logistics. Nó cung cấp một bộ công cụ tích hợp, có thể tùy chỉnh toàn diện giúp quý doanh nghiệp quản lý tốt hơn các quy trình phức tạp liên quan đến chuỗi cung ứng và Logistics.

Các tính năng quản lý đơn hàng, quản trị chuỗi cung ứng trong SAP ERP không những gói gọn trong khâu Logistics mà còn bao quát đến cả những quy trình sản xuất, giao nhận, vận chuyển nguyên vật liệu đầu vào và thành phẩm đầu ra của doanh nghiệp tại các kho bãi,…

Nhờ phần mềm SAP ERP doanh nghiệp sẽ tự động hóa được nhiều quy trình trong hoạt động vận chuyển và giao nhận hàng hóa.

Với dữ liệu hữu ích từ một hệ thống ERP trong ngành Logistics được triển khai chính xác, quý doanh nghiệp sẽ có thể hợp lý hóa và tối ưu hóa toàn bộ quy trình trong cơ sở hạ tầng của mình. Đồng thời, nhanh chóng nắm bắt tình hình các hoạt động lưu trữ và vận chuyển hàng hóa thực tế của các bộ phận liên quan.

Từ đó, vấn đề sai lệch thông tin đơn hàng do hệ thống thông tin rời rạc gây ra được giảm đi đáng kể, cho phép doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Hơn nữa, việc tích hợp thông minh khả năng báo cáo chi tiết tình hình đơn hàng từng thời điểm trong hệ thống ERP làm tăng kiến thức vận hành tổng thể của ban lãnh đạo.