Quy trình sản xuất là gì? Sơ đồ mẫu và cách tối ưu bằng công nghệ

Quy trình sản xuất đóng vai trò trọng yếu, giúp doanh nghiệp tạo ra các sản phẩm có chất lượng và giá trị thương mại cao. Nhờ đó, doanh nghiệp/tổ chức có thể tăng trưởng doanh thu và gia tăng lợi nhuận. Cùng tìm hiểu các bước xây dựng quy trình sản xuất và cách ứng dụng công nghệ để tối ưu trong bài viết này.

1. Thế nào là quy trình sản xuất?

Quy trình sản xuất là một chuỗi các bước nhằm mục đích tạo sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. Quá trình này bao gồm các giai đoạn từ việc lập kế hoạch, chuẩn bị nguyên vật liệu, quá trình sản xuất thực tế, kiểm định chất lượng, đến việc đóng gói và vận chuyển.

Mỗi doanh nghiệp sẽ xây dựng một quy trình đặc thù, tùy thuộc vào loại sản phẩm hay dịch vụ họ cung cấp. Trong thời đại công nghệ tiên tiến, quy trình cho sản xuất ngày càng được cải tiến thông qua sự kết hợp giữa lao động con người và máy móc tự động hóa. 

2. Quy trình sản xuất trong doanh nghiệp diễn ra như thế nào?

Một quy trình sản xuất của doanh nghiệp/tổ chức thường sẽ diễn ra trong 8 bước như sau:

2.1. Hoạch định sản xuất

Quy trình cho sản xuất đóng vai trò cốt lõi trong việc duy trì sự liên tục và hiệu suất tạo ra sản phẩm. Dưới đây là ba nhiệm vụ chính cần được xác định trong hoạch định:

Xác định nhu cầu sản xuất

Đây là bước xác định số lượng sản phẩm cần sản xuất để đáp ứng nhu cầu thị trường. Dựa vào nghiên cứu thị trường và dự báo, doanh nghiệp sẽ ước lượng cầu và cung để xác định được nhu cầu sản xuất.

Tiến hành xây dựng định mức sản xuất

Các định mức sản xuất bao gồm:

• Xác định số lượng nguyên liệu cần thiết cho quá trình sản xuất dựa trên kế hoạch.
• Ước lượng mức độ phế liệu có thể phát sinh trong quá trình sản xuất hoặc khi điều chỉnh sản phẩm.
• Thiết lập định mức chi phí sản xuất để hỗ trợ quá trình hạch toán kế toán.

Xác định nhu cầu nguyên liệu cần thiết

Doanh nghiệp xác định các loại nguyên liệu cần thiết, số lượng và thời điểm cần cung ứng. Quy trình cung ứng nguyên liệu cần được quản lý một cách chặt chẽ để đảm bảo sự liên tục trong chuỗi sản xuất.

2.2. Yêu cầu sản xuất

Khi đã xác định được số lượng cần sản xuất, doanh nghiệp cần phân chia và thiết lập các yêu cầu sản xuất cụ thể cho từng xưởng, nhà máy. Các yêu cầu này có thể được thực hiện bởi các đơn vị gia công bên ngoài hoặc bởi chính doanh nghiệp.

2.3. Lệnh sản xuất

Lệnh sản xuất là tài liệu ghi rõ yêu cầu cho việc sản xuất trong 1 đợt cụ thể, bao gồm thông tin về số lượng sản phẩm, thời gian sản xuất dự kiến, địa điểm sản xuất, và các yêu cầu đặc biệt khác. Lệnh sản xuất được tạo dựa trên các yêu cầu sản xuất đã được đặt ra.

2.4. Duyệt lệnh sản xuất

Lệnh sản xuất sẽ được gửi đến ban giám đốc hoặc quản lý cấp cao để xem xét và phê duyệt. Nếu được chấp thuận, lệnh này sẽ được phân phối đến các công đoạn, dây chuyền, hoặc bộ phận liên quan để thực hiện. Trong trường hợp không được duyệt, bộ phận sản xuất sẽ cần chỉnh sửa và gửi lại để xem xét lần thứ hai.

2.5. Thu mua nguyên vật liệu, hàng hóa

Sau khi lệnh sản xuất đã được duyệt, dựa vào định mức nguyên vật liệu, doanh nghiệp sẽ xác định số lượng cần thiết và tiến hành quá trình mua sắm để đáp ứng nhu cầu sản xuất.

2.6. Tiến hành sản xuất, gia công

Nhà quản lý sản xuất phân phối nguyên vật liệu theo yêu cầu của lệnh sản xuất đến các bộ phận liên quan. Dựa vào kế hoạch đã đặt ra, các bộ phận chịu trách nhiệm hoàn thành sản phẩm theo đúng số lượng và thời hạn. Quản lý cần theo dõi và điều chỉnh tiến độ và chất lượng sản phẩm.

2.7. Nhận hàng và kiểm tra chất lượng

Quản lý nhận sản phẩm từ bộ phận sản xuất hoặc đơn vị gia công bên ngoài và tiến hành kiểm tra chất lượng dựa trên các tiêu chuẩn đã đặt ra.

2.8. Hoàn thành quy trình sản xuất

Sau khi sản phẩm đạt yêu cầu, lệnh sản xuất sẽ được đóng lại. Tất cả hồ sơ liên quan đến quy trình sản xuất được lưu trữ. Quản lý kho sẽ nhập hàng vào kho để chuẩn bị cho quá trình xuất kho theo yêu cầu. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cũng cần phải xem xét chiến lược giá cả để đảm bảo lợi nhuận, đặc biệt khi chi phí nguyên vật liệu có sự thay đổi đáng kể.

3. Các bộ phần cần có trong quy trình sản xuất doanh nghiệp

Dựa trên tiêu chí về chức năng, quy trình của một doanh nghiệp thường bao gồm sự phối hợp giữa các bộ phận sau:

• Bộ phận quản lý: Gồm các vị trí như giám đốc sản xuất, trưởng phòng và phó phòng sản xuất, chịu trách nhiệm lãnh đạo, giám sát, phê duyệt và xử lý mọi vấn đề nan giải.
• Bộ phận sản xuất chính: Trực tiếp tham gia vào việc sản xuất các sản phẩm chủ chốt và quan trọng của doanh nghiệp.
• Bộ phận sản xuất phụ trợ: Hỗ trợ cho bộ phận sản xuất chính, giúp đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục và đạt được các mục tiêu đã đề ra.
• Bộ phận sản xuất phụ: Chịu trách nhiệm tái chế phế liệu hoặc phế phẩm từ quy trình phục vụ  sản xuất chính để tạo ra các sản phẩm mới, mở ra nguồn thu nhập mới.
• Bộ phận phục vụ sản xuất: Chịu trách nhiệm cung cấp, bảo quản, phân phối và vận chuyển nguyên liệu cũng như dụng cụ lao động đến các nhà máy và xưởng sản xuất.

4. Ví dụ minh họa các quy trình sản xuất phổ biến nhất hiện nay

Về tổng quát, mỗi quy trình sản xuất sẽ có những đặc thù riêng, phụ thuộc vào ngành nghề và quy mô của từng doanh nghiệp. Dưới đây là các mẫu quy trình sản xuất trong 3 ngành công nghiệp khác nhau:

5. Những lưu ý quan trọng trong quy trình sản xuất

Để sản phẩm cuối cùng có chất lượng đạt chuẩn, khi tiến hành sản xuất, các doanh nghiệp/tổ chức cần chú ý tới những điểm sau: 

• Kiểm soát chất lượng: Việc kiểm soát chất lượng cần được thực hiện liên tục và tích hợp vào từng bước của quy trình cho sản xuất.
• Lập kế hoạch sản xuất: Kế hoạch cần được lập trước để chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất và trang thiết bị cần thiết.
• Quản lý nguyên liệu: Doanh nghiệp cần đảm bảo nguyên vật liệu và thành phẩm luôn có sẵn và được quản lý một cách nghiêm ngặt, từ việc cung cấp đến lưu trữ và kiểm soát.
• Giám sát hiệu suất: Mọi sự cố hay chậm trễ cần được xử lý ngay lập tức để không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và thời gian giao hàng.
• Theo dõi dữ liệu và đánh giá: Sử dụng hệ thống quản lý dữ liệu để theo dõi và đánh giá quá trình sản xuất, từ đó tìm ra hướng cải thiện quy trình.
• Cập nhật và cải tiến: Quy trình sản xuất cần được cập nhật và cải tiến liên tục để nâng cao hiệu suất và chất lượng, dựa trên phân tích dữ liệu và phản hồi thu được.

6. Ứng dụng công nghệ để tối ưu quy trình sản xuất

Trong lĩnh vực sản xuất, chuyển đổi số đang trở thành vấn đề ngày càng bức thiết trước sức ép của nền kinh tế và sức cạnh tranh của các đối thủ. Tuy nhiên, các nhà quản lý cũng phải đối mặt với việc đưa ra quyết định chuyển đổi như thế nào trước thời kỳ bùng nổ công nghiệp với số lượng gia tăng các lựa chọn giải pháp, phải gắn kèm với mục tiêu kinh doanh và phù hợp ngân sách. 

• Tư vấn chuyển đổi số toàn diện ngành sản xuất: Khảo sát hiện trạng, tư vấn và xây dựng lộ trình chuyển đổi số toàn diện.
• Hệ thống lõi – Trung tâm quản trị hoạt động của doanh nghiệp ERP: Kết nối toàn bộ các phân hệ quản trị chỉ trên một nền tảng: Mua hàng và Quản lý kho, Quản lý bán hàng, Quản lý chi phí và giá thành sản xuất, Quản lý chất lượng,…
• Hệ thống quản lý – kết nối nhân viên, số hóa quy trình và giao việc tự động
• Hệ thống quản trị khách hàng CRM
• Hệ thống quản lý nhà thầu/ đơn vị cung ứng
• Hệ thống điều độ sản xuất MES và giải pháp kiểm kê mã vạch Barcode solution.