RPA là gì? Giải pháp tự động hóa quy trình bằng Robot (RPA)

Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) là công nghệ mô phỏng hành vi của con người khi thực hiện tác vụ, dùng để tự động hóa những công việc lặp đi lặp lại, có quy trình rõ ràng, không đòi hỏi nhiều chất xám như xử lý dữ liệu, tìm kiếm thông tin,… chính xác và nhanh chóng. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết về giải pháp RPA để bạn ứng dụng vào doanh nghiệp mình tốt nhất.

1. RPA là gì?

RPA (Robotic Process Automation), tiếng Việt là tự động hóa quy trình bằng robot là hình thức tự động hóa quá trình kinh doanh bằng robotic. Robot được lập trình để xử lý các công việc có tính chất lặp đi lặp lại, có quy trình rõ ràng mà không đòi hỏi nhiều chất xám như: xử lý dữ liệu, tìm kiếm thông tin, kích hoạt phản hồi,…Robot làm mọi việc như con người nhưng với hiệu suất cao, chính xác và nhanh chóng.

2. Các công việc phù hợp để ứng dụng RPA

Cách thức hoạt động của RPA là sẽ hoạt động trên tầng giao diện của trình duyệt, phần mềm… Vì thế để ứng dụng được RPA, các tác vụ cần đảm bảo một số đặc tính như sau:

Có tính thủ công, lặp đi lặp lại với khối lượng lớn
Dễ xảy ra sai sót;
Những quy trình dựa trên quy tắc
Có liên quan nhiều đến dữ liệu số có cấu trúc
Có tính khắt khe về thời gian và theo thời vụ.

Một số ví dụ của việc ứng dụng RPA trong các lĩnh vực:

Xử lý hóa đơn: Robot có khả năng quét hóa đơn ở nhiều định dạng, nhập các dữ liệu lên hệ thống đồng thời đối chiếu thông tin hóa đơn đầu vào từ người bán, đảm bảo tính hợp lệ. Toàn bộ quá trình được bot tự động quét, nhập liệu và xác thực thông tin chỉ trong vài giây.
Quản lý giao hàng: Robot sẽ theo dõi các đơn đặt hàng và cập nhật thông tin đơn đặt hàng trên toàn bộ các hệ thống có liên quan, thông báo đến khách hàng nếu xảy ra chậm trễ, cập nhật tình trạng đơn hàng theo thời gian thực.
Quản lý hồ sơ khách hàng: Robot tự động hóa việc nhập dữ liệu từ hồ sơ khách hàng, khởi tạo hồ sơ mới và cập nhật thông tin khách hàng.

3. Các loại tự động hóa quy trình bằng Robot (RPA)

Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) được phân ra thành ba loại như sau:

Tự động hóa có giám sát (Attended RPA): Quy trình tự động hóa diễn ra vẫn cần đến sự tương tác và can thiệp của con người.
Tự động hoá không giám sát (Unattended RPA): Quy trình tự động hóa được robot xử lý độc lập, không có sự tương tác và can thiệp của con người.
Hybrid RPA: Sự kết hợp giữa tự động hóa có giám sát và không giám sát, cho phép linh hoạt thực hiện tự động hóa quy trình.

4. Các bước triển khai ứng dụng tự động hóa quy trình

Các bước triển khai ứng dụng tự động hóa quy trình với RPA:

Bước 1: Phân tích và tìm kiếm ra những quy trình có thể tự động hóa.

Bước 2: Xác định nhu cầu kỹ thuật. Sau khi xác định được quy trình kinh doanh, doanh nghiệp cần xác định yêu cầu kỹ thuật và công nghệ phù hợp để triển khai.

Bước 3: Lựa chọn giải pháp và đơn vị triển khai RPA: Trên thị trường hiện nay có rất nhiều giải pháp RPA và đơn vị cung cấp khác nhau. Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc, khảo sát và lựa chọn kỹ lưỡng để tìm ra giải pháp phù hợp với yêu cầu kỹ thuật và quy mô của đơn vị mình.

Bước 4: Thực hiện triển khai và kiểm tra. Sau khi lựa chọn giải pháp RPA, doanh nghiệp tiến hành triển khai giải pháp và thử nghiệm, kiểm tra, đảm bảo các quy trình đã được tự động hóa một cách chính xác và hiệu quả.

Bước 5: Đào tạo cho nhân viên. Doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo để nhân viên có thể vận hành và quản lý giải pháp RPA vừa triển khai.

Bước 6: Đánh giá và cải tiến. Sau khi đã đưa RPA vào sử dụng, doanh nghiệp cần đánh giá và cải tiến, đảm bảo rằng giải pháp RPA đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp và đem lại những hiệu quả về năng suất, kinh tế.

5. Lợi ích sử dụng tự động hóa quy trình bằng Robot (RPA)

Một số lợi ích khi sử dụng RPA có thể kể đến như:

5.1. Thời gian lưu

Thời gian lưu là thời hạn lưu trữ dữ liệu hay thông tin trong một thiết bị, hệ thống. Nhờ RPA mà doanh nghiệp có thể xác định thời gian lưu đúng giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin.

5.2. Tăng ROI

ROI là chỉ số đo lường tỷ lệ lợi nhuận ròng trên tổng chi phí đầu tư, đánh giá được lợi nhuận so với tổng vốn đầu tư. Nhờ RPA, doanh nghiệp sẽ cắt giảm những chi phí không cần thiết, tối ưu hiệu suất làm việc của tài nguyên, giúp tăng lợi nhuận và sinh lời bền vững.

5.3. Không còn lỗi do yếu tố con người gây ra

Các công cụ RPA sẽ đảm bảo được độ chính xác 100%, giảm thiểu lỗi tối đa trong quá trình thực hiện các tác vụ.

5.4. Tăng cường bảo mật

Đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp, hạn chế số lần tương tác giữa người và người với nhau khi chia sẻ thông tin mật.

5.5. Tăng cường tuân thủ

Các giải pháp RPA luôn tuân theo các quy tắc và hướng dẫn đã đề ra, với độ chính xác và nhất quán cao. Khi áp dụng công cụ tự động hóa quản lý trong doanh nghiệp sẽ bắt buộc tất cả nhân viên phải làm theo một quy trình thống nhất.

Điều này đem đến sự minh bạch, tuân thủ, phân định rõ trách nhiệm của từng cá nhân đối với công việc được phân công.

5.6. Mở rộng quy mô kinh doanh dễ dàng

Tự động hóa RPA cũng sẽ cho phép hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mở rộng linh hoạt, nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu sản xuất tăng cao theo đợt hay tăng trưởng theo thời gian của doanh nghiệp.

Dù là xử lý các đơn hàng, hóa đơn, quản lý hàng tồn kho hay những hình thức sản xuất và dịch vụ khác đều có thể được đáp ứng nhanh chóng.

5.7. Tăng mức độ hài lòng của nhân viên

RPA sẽ thay nhân viên thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại, thường xuyên. Nhân viên trong công ty có thể tập trung cho những công việc quan trọng hơn. Từ đó, mức độ hài lòng của nhân viên sẽ được tăng lên.