Ứng dụng Phần mềm ERP ngành dược phẩm và các bước triển khai

ERP ngành dược phẩm được coi là “trợ thủ đắc lực” giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình khác nhau như sản xuất, quản lý chất lượng, quản lý công thức, lập ngân sách chi phí, theo dõi lô hàng, phân phối và tiếp thị. Ngoài ra, ERP ngành dược phẩm có thể quản lý hạn sử dụng, theo dõi lô và đảm bảo chất lượng, quản lý các quy định nghiêm ngặt ở nhiều quốc gia. Để có cái nhìn tổng quát hơn về phần mềm này, cùng theo dõi bài viết sau đây.

1. ERP ngành dược là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning), tạm dịch là Hệ thống Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hoặc phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp. Hệ thống ERP được tích hợp các module trên cùng một ứng dụng giúp tất cả nhân sự trong doanh nghiệp làm việc với nhau trên cùng một hệ thống.

Thay vì nhân viên phải làm việc trên các phần mềm riêng lẻ và độc lập như Phần mềm kế toán, Phần mềm quản lý nhân sự, lương thưởng, Phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng,…, hệ thống ERP tích hợp tất cả các bộ phận của một doanh nghiệp vào một hệ thống thông tin toàn diện.

Hiện nay, sự xuất hiện của ERP ngành dược phẩm đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Phần mềm này đã được nghiên cứu và phát triển dựa trên bài toán chuyên sâu của ngành/lĩnh vực. Đây là một giải pháp được kỳ vọng sẽ nâng cao hiệu quả vận hành, quản lý sản xuất của các doanh nghiệp/tổ chức trong ngành dược phẩm. 

2. Những thách thức của ngành dược phẩm hiện nay

Lĩnh vực sản xuất dược phẩm đang phải đối mặt với một số thách thức có thể gây ảnh hưởng tiêu cực tới năng suất và sự tăng trưởng. Một số bài toán/thách thức có thể kể đến như:

2.1. Chính phủ thay đổi quy định ngành dược

Các quy định của chính phủ liên quan đến ngành dược không ngừng phát triển, nhưng cũng đặt ra rất nhiều thách thức cho các doanh nghiệp dược phẩm trong việc bắt kịp những thay đổi này. Việc tuân thủ các quy định là điều cần thiết để đảm bảo tính an toàn cho sản phẩm, duy trì khả năng tiếp cận thị trường cũng như bảo vệ sức khoẻ của người tiêu dùng. 

Các công ty dược phẩm phải đối mặt với môi trường pháp lý phức tạp, bao gồm các quy trình phê duyệt thuốc, sự cải tiến trong chăm sóc sức khỏe, tiêu chuẩn đảm bảo chất lượng và kinh doanh quốc tế. Không tuân thủ các quy định này có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, như thu hồi sản phẩm, xử phạt theo quy định pháp luật và thiệt hại danh tiếng của doanh nghiệp.

2.2. Sự gián đoạn chuỗi cung ứng

Chuỗi cung ứng dược phẩm là một mô hình phức tạp, bao gồm nhiều nhà cung ứng và phân phối. Sự đứt gãy trong chuỗi cung ứng có tác động đáng kể đến sức khoẻ bệnh nhân, niềm tin của người dân và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Công ty sản xuất dược phẩm phải quản lý được những khó khăn như thiếu hụt nguyên liệu thô đầu vào, khó khăn trong vận chuyển và những trường hợp bất khả kháng như thiên tai hoặc đại dịch toàn cầu. Để có thể quản lý được những vấn đề này đòi hỏi sự phối hợp hiệu quả, tầm nhìn bao quát và cộng tác hiệu quả giữa các bên liên quan tham gia vào chuỗi cung ứng.

2.3. Kiểm soát chất lượng

Duy trì kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt là một khía cạnh quan trọng của ngành công nghiệp dược phẩm. Các doanh nghiệp sản xuất dược phẩm phải tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng nghiêm ngặt để đảm bảo tính an toàn và hiệu quả của sản phẩm. Bên cạnh đó cũng phải tuân theo các yêu cầu quy định.

Quy trình kiểm soát chất lượng bao gồm thử nghiệm, kiểm tra và ghi chép để đảm bảo tính đồng nhất của chất lượng sản phẩm. Tuy nhiên, việc quản lý và theo dõi quy trình kiểm soát chất lượng có thể gặp nhiều thách thức, đặc biệt khi doanh nghiệp dựa vào các quy trình thủ công hoặc hệ thống cũ.

2.4. Quản lý hàng tồn kho

Các doanh nghiệp sản xuất dược phẩm hàng ngày phải xử lý với nhiều loại mặt hàng tồn kho, mỗi mặt hàng có yêu cầu lưu trữ và bảo quản một cách cụ thể. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là điều cần thiết để tránh tình trạng hết hàng, giảm thiểu lãng phí và đảm bảo cung cấp dược phẩm kịp thời.

2.5. Thiếu hụt nguồn tài chính

Quản lý tài chính trong ngành dược phẩm cũng đặt ra nhiều thách thức. Các doanh nghiệp cần phải đảm bảo rằng họ có đủ nguồn tài chính để đáp ứng các chi phí cho nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, đảm bảo đủ nguồn nguyên vật liệu cho sản xuất, cũng như phân bổ ngân sách cho quảng cáo và tiếp thị sản phẩm một cách hợp lý. 

3. Giải pháp ERP ngành dược giúp doanh nghiệp vượt qua thách thức như thế nào?

Việc triển khai phần mềm ERP sản xuất dược phẩm có thể giúp các doanh nghiệp dược phẩm vượt qua những thách thức họ gặp phải và tối ưu hóa hoạt động của mình.  Dưới đây chính là cách phần mềm ERP có thể giải quyết những thách thức này:

3.1.  Quản lý tuân thủ quy định

Phần mềm ERP cung cấp các mô-đun có thể vận hành các giải pháp tự động giúp các doanh nghiệp dược phẩm tuân thủ theo các yêu cầu quy định.

3.2. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Các công ty dược phẩm hàng ngày phải xử lý một lượng lớn các loại nguyên liệu khác nhau, mỗi loại đều yêu cầu được bảo quản một cách tỉ mỉ. Phần mềm ERP cung cấp tính năng theo dõi và cơ cấu hàng tồn kho theo thời gian thực, đảm bảo mức tồn kho ở mức tối ưu, giảm lãng phí và ngăn ngừa tình trạng hết  hoặc ứ đọng hàng. 

Ngoài ra, các hệ thống ERP còn cung cấp các tính năng truy xuất nguồn gốc nâng cao, cho phép các nhà sản xuất dược phẩm giám sát lô hàng, theo dõi nguyên liệu thô và đảm bảo tuân thủ theo các yêu cầu quy định. Mức độ rõ ràng và kiểm soát này cho phép doanh nghiệp dược phẩm giảm thiểu rủi ro thu hồi sản phẩm nói riêng và nâng cao việc quản lý hàng tồn kho tổng thể nói chung.

3.3. Quy trình sản xuất hợp lý

Việc sản xuất dược phẩm bao gồm các quy trình phức tạp như công thức, sản xuất, lập kế hoạch và quản lý chất lượng. Phần mềm ERP tổ chức hợp lý hoá các quy trình trên đồng thời loại bỏ các tác vụ thủ công và đảm bảo thu thập, phân tích dữ liệu một cách chính xác; nâng cao hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp sản xuất dược phẩm.

Với sự hỗ trợ của phần mềm ERP sẵn có, các nhà sản xuất dược phẩm có thể tối ưu hóa năng lực sản xuất, dự đoán khả năng mở rộng quản lý hiệu quả những bất ổn trong chuỗi cung ứng. Sử dụng phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp dược phẩm giúp tối ưu hóa sự phối hợp giữa các hoạt động kinh doanh khác nhau. 

3.4. Kiểm soát chất lượng nâng cao

Duy trì kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt là điều cần thiết trong ngành sản xuất dược phẩm để đảm bảo tính phù hợp, an toàn và hiệu quả của sản phẩm. Phần mềm ERP ngành dược đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý chất lượng, thông qua thu thập và phân tích dữ liệu ở mọi giai đoạn sản xuất. 

Bằng việc tích hợp các quy trình kiểm soát chất lượng vào phần mềm ERP, các công ty dược phẩm có thể đạt được khả năng truy xuất nguồn gốc tốt hơn, giảm thiểu sai sót và cũng như nhanh chóng xác định, khắc phục mọi vấn đề về chất lượng. Mức độ kiểm soát và minh bạch giúp cải thiện chất lượng sản phẩm tổng thể cùng sự hài lòng của khách hàng.

3.5. Quản lý chuỗi cung ứng tối ưu

Đối với các công ty dược phẩm, quản lý chuỗi cung ứng một cách hiệu quả là điều không thể thiếu để đảm bảo giao hàng đúng hạn, giảm thiểu chi phí và duy trì sự hài lòng của khách hàng. Phần mềm ERP dành cho ngành dược phẩm cung cấp khả năng hiển thị và kiểm soát toàn diện đối với chuỗi cung ứng, cho phép thu mua, quản lý hàng tồn kho và thực hiện đơn hàng hiệu quả.

Với hệ thống ERP, các nhà sản xuất dược phẩm có thể theo dõi toàn bộ chuỗi cung ứng, tối ưu hoá quy trình thu mua và nâng cao khả năng liên kết giữa nhà cung cấp và nhà phân phối. Hệ thống cung cấp khả năng dự báo nhu cầu tốt hơn, giảm thiểu thời gian thực hiện đơn hàng và nâng cao hiệu quả tổng thể của chuỗi cung ứng.

3.6. Quản lý tài chính và kiểm soát chi phí

Hệ thống ERP tập trung dữ liệu tài chính và tự động hóa các quy trình kế toán, đồng thời cung cấp báo cáo tài chính chính xác và kịp thời. Điều này giúp doanh nghiệp sản xuất dược phẩm có thể lập kế hoạch tài chính, phân tích chi phí và lập ngân sách hiệu quả hơn. 

Với phần mềm ERP, doanh nghiệp dược phẩm có thể tối ưu hóa quản lý tài chính, hợp lý hóa các tài khoản phải trả và phải thu, đồng thời cải thiện hiệu quả tài chính tổng thể. Hệ thống này loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công, giảm thiểu sai sót và cung cấp cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính của doanh nghiệp.

4. Các tính năng của phần mềm ERP ngành dược phẩm

Phần mềm quản lý tổng thể ngành dược là một giải pháp công nghệ tiên tiến giúp doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện trong hoạt động quản lý. Cụ thể, ERP kết nối thông tin đa chiều về tài chính, kinh doanh và sản xuất, gắn kết mọi hoạt động của doanh nghiệp và tạo nền tảng cho quá trình chuyển đổi số. 

Một số tính năng của ERP ngành dược phẩm có thể kể đến như:

Quản lý sản xuất toàn diện

Lập kế hoạch sản xuất chi tiết theo tháng, tuần, ngày và ca sản xuất; Theo dõi tiêu hao và hao hụt trong quá trình sản xuất; Cập nhật hồ sơ lô theo thời gian thực; Quản lý sản lượng hoàn thành và nguồn lực sử dụng.

Cập nhật cảnh báo lỗi phát sinh trong quá trình sản xuất

ERP được xây dựng tính năng cảnh báo lỗi phát sinh để hạn chế tối đa lỗi trong sản xuất, đảm bảo chất lượng dược phẩm. Quy trình quản lý sản xuất được hiển thị và số hóa, giúp giám sát nhà máy toàn diện.

Quản lý kho theo chuẩn GSP

Theo dõi số lô, hạn dùng của nguyên liệu và thành phẩm; Quản lý nhiệt độ kho và vị trí lưu trữ; Theo dõi mã thuốc và vật tư tiêu hao theo lô/date, HSD, mã vạch.

Hỗ trợ doanh nghiệp dược tuân thủ tiêu chuẩn GMP

Kiểm tra chất lượng tại các điểm chính của chuỗi cung ứng: Nhận nguyên liệu làm thuốc, kiểm soát chất lượng; Đảm bảo chất lượng vật liệu di chuyển theo chuỗi cung ứng, tuân thủ tiêu chuẩn GMP.

Hỗ trợ quản lý kênh phân phối

Theo dõi doanh số bán theo mặt hàng, khách hàng, trình dược viên, tỉnh thành, vùng miền; Tự động cập nhật giá bán theo chính sách giá (OTC, giá thầu).

Cung cấp cái nhìn toàn diện về hoạt động sản xuất kinh doanh

Phân tích số liệu chuẩn hóa và báo cáo trực quan qua Dashboard; Quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp thông qua ứng dụng Business Hub trên thiết bị di động.

5. Tại sao nên sử dụng phần mềm ERP cho ngành dược?

Dưới đây là một số lợi ích nổi bật của phần mềm quản lý tổng thể ngành dược:

• Nâng cao sản lượng thông qua việc tinh giản hóa các quy trình.
• Kiểm soát chặt chẽ các hoạt động kế toán, bao gồm việc mua và bán hàng.
• Quản lý hàng tồn kho một cách chặt chẽ, đảm bảo hiệu suất hoạt động chính xác.
• Giảm thiểu thời gian và chi phí hoạt động.
• Giám sát chặt chẽ quá trình phân phối sản phẩm.
• Hỗ trợ việc cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn.
• Cung cấp khả năng tạo ra các báo cáo mở rộng, cho phép doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tất cả các giao dịch.
• Đưa ra quyết định kinh doanh trở nên linh hoạt hơn, có thể thực hiện từ bất kỳ thiết bị nào, ở bất kỳ đâu và vào bất cứ thời điểm nào.
• Theo dõi lượng hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì nguồn cung cấp nguyên liệu thô một cách ổn định.
• Khả năng hiển thị rõ ràng trong quản lý chi phí.
• Kế toán trở nên đơn giản hơn với khả năng xử lý nhanh chóng và chính xác tất cả các loại hóa đơn.

6. 7 bước triển khai phần mềm ERP ngành dược phẩm tại Việt Nam

Việc áp dụng ERP trong các doanh nghiệp chuyên về sản xuất và phân phối dược phẩm đòi hỏi sự chú trọng đặc biệt và mang tính chất phức tạp. Tuy nhiên, một khi được triển khai chính xác và hiệu quả, hệ thống ERP sẽ trở thành công cụ đắc lực, giúp doanh nghiệp cải thiện đáng kể khả năng quản lý các hoạt động kinh doanh. 

6.1. Bước 1: Lựa chọn nhân lực & Lập kế hoạch dự án phần mềm ERP

Trong quy trình triển khai phần mềm ERP cho ngành dược, việc lựa chọn một đội ngũ nhân lực có năng lực và lập ra một kế hoạch dự án chi tiết là hết sức cần thiết. Để dự án có kết quả tốt, cần phải có sự hợp tác chặt chẽ giữa các thành viên được chọn lọc kỹ càng, sở hữu kinh nghiệm và các kỹ năng phù hợp để đảm nhận trách nhiệm thực hiện dự án.

Ban dự án này sẽ chịu trách nhiệm giải trình trước ban giám đốc của từng công ty liên quan đến việc triển khai dự án, bao gồm cả việc đề xuất các phương án giải quyết các thách thức và điểm nghẽn xuất hiện trong quá trình triển khai. Ngoài ra, ban dự án cần phải làm việc cùng nhau một cách hiệu quả để xây dựng một kế hoạch dự án chi tiết và theo sát tiến độ của dự án.

6.2. Bước 2: Khảo sát yêu cầu đối với hệ thống ERP

Tiếp nối quá trình tuyển chọn nhân sự và lập kế hoạch dự án, giai đoạn tiếp theo trong việc triển khai giải pháp ERP ngành dược phẩm là việc thực hiện khảo sát yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Quá trình này là nền tảng quan trọng giúp nắm bắt các nhu cầu và đặc điểm riêng biệt của doanh nghiệp, qua đó xác định được giải pháp phần mềm tối ưu nhất.

Ngoài ra, quá trình khảo sát còn giúp doanh nghiệp phát hiện các vấn đề và thách thức trong quy trình làm việc hiện tại. Từ đó có thể đề xuất thêm các giải pháp hiệu quả nhất, nhằm mục tiêu cải thiện và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

6.3. Bước 3: Thống nhất giải pháp triển khai phần mềm ERP

Kết thúc giai đoạn khảo sát yêu cầu thực tế, ban dự án sẽ tiến hành đề xuất các giải pháp phù hợp cho việc áp dụng hệ thống ERP vào hoạt động của doanh nghiệp. Những giải pháp này sẽ được trình bày một cách chi tiết và cẩn thận trước bộ phận quản lý dự án của doanh nghiệp để xem xét, thảo luận và đạt được sự đồng thuận. 

Với sự phê duyệt từ ban giám đốc, ban dự án sẽ bắt đầu quá trình phân tích sâu rộng và thiết kế cấu trúc dữ liệu cho hệ thống phần mềm, đảm bảo phù hợp với giải pháp đã được thống nhất. Mọi quy trình và giải pháp đồng thuận sẽ được ghi nhận và ký kết bằng văn bản, tạo nên cơ sở pháp lý vững chắc cho việc triển khai dự án.

6.4. Bước 4: Phân tích thiết kế hệ thống phần mềm ERP

Dựa trên những quy trình và giải pháp đã được sự thống nhất từ ban giám đốc, đội ngũ thực hiện dự án sẽ thiết kế cấu trúc dữ liệu và phát triển các form mẫu. Những công cụ này sẽ hỗ trợ trong việc lập trình và phát triển phần mềm một cách hiệu quả. 

Trong quá trình này, doanh nghiệp sẽ chú trọng đặc biệt đến việc thiết kế giao diện người dùng, đảm bảo rằng mỗi form được bố trí logic và thuận tiện, với các thành phần được sắp xếp một cách khoa học và các thuộc tính cũng như tính năng được xác định một cách chính xác, phục vụ tối đa cho nhu cầu sử dụng.

6.5. Bước 5: Xây dựng phần mềm ERP

Sau khi đã thống nhất quy trình, giải pháp và cấu trúc dữ liệu, cùng với việc phác thảo các mẫu form, doanh nghiệp sẽ tiến hành triển khai xây dựng các phân hệ của phần mềm ERP ngành dược phẩm. Các phân hệ này sẽ được xây dựng theo thứ tự đã được xác định trước đó.

6.6. Bước 6: Cài đặt và chạy thử hệ thống ERP

Sau khi hoàn thành việc xây dựng các phân hệ cấu thành, doanh nghiệp sẽ chính thức bắt đầu quá trình cài đặt hệ thống phần mềm. Đây là bước quan trọng, trong đó hệ thống sẽ được triển khai và chạy thử nghiệm tại các phòng ban và bộ phận cụ thể, theo đúng phạm vi đã được định trước trong dự án. 

Trong giai đoạn này, mỗi phân hệ sẽ trải qua quá trình kiểm tra kỹ lưỡng để đánh giá tính ổn định, khả năng tương thích với các thiết bị phần mềm khác, cũng như đảm bảo tính bảo mật và phù hợp các yêu cầu đặc thù của môi trường doanh nghiệp.

6.7. Bước 7: Đào tạo, chuyển giao & nghiệm thu hệ thống ERP

Trong bước cuối, doanh nghiệp cam kết thực hiện quá trình đào tạo toàn diện và chuyển giao hệ thống phần mềm ERP. Chương trình đào tạo sẽ bao gồm các buổi hướng dẫn chi tiết về cách thức sử dụng phần mềm, cũng như việc giải đáp mọi thắc mắc mà người dùng có thể gặp phải.