Vòng quay hàng tồn kho: Cách tính hàng tồn kho và cách tối ưu hiệu quả

Việc hiểu và tối ưu hóa vòng quay hàng tồn kho là một phần quan trọng trong quá trình duy trì cũng như phát triển hệ thống kinh doanh hiệu quả. Có thể nói, hàng tồn kho là một chỉ tiêu cần thiết trên báo cáo tài chính, dựa vào đó, người đọc tính được số vòng quay hàng chính xác. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ mang đến những nội dung cụ thể về Vòng quay hàng tồn kho và hướng dẫn quản lý hàng tồn kho hiệu quả. 

1. Khái niệm vòng quay hàng tồn kho là gì? 

Vòng quay hàng tồn kho là một chỉ số đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của một tổ chức/doanh nghiệp, được tính bằng số ngày hoặc số lần hàng tồn kho xoay chuyển trong một khoảng thời gian nhất định.

Khi vòng quay hàng tồn kho cao, điều này có nghĩa là hàng tồn kho được tiêu thụ nhanh chóng, giúp tăng cường dòng tiền và giảm rủi ro hàng tồn kho lỗi thời. Ngược lại, nếu vòng quay hàng tồn kho thấp, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các vấn đề như chi phí lưu trữ cao, rủi ro hỏng hóc hoặc lỗi thời của hàng tồn kho.

2. Công thức tính vòng quay hàng tồn kho

Cách tính vòng quay hàng tồn kho là chia giá trị bán hàng trong thời gian nhất định cho giá trị trung bình hàng tồn kho ở cùng khoảng thời gian đó. Công thức tính như sau: 

Vòng quay hàng tồn kho = Giá vốn hàng bán/ Giá trị trung bình hàng tồn kho

Trong đó: Giá trị trung bình hàng tồn kho = (Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ + Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ)/2

Ví dụ: Giả sử một công ty bán lẻ thực phẩm muốn tính vòng quay hàng tồn kho của mình trong năm nay. Trong 1 năm, công ty đã bán hàng tồn kho trị giá $1.000.000, giá trị tồn kho đầu năm $400.000, giá trị hàng tồn kho cuối năm là $300.000.

Việc đầu tiên là tính giá trị trung bình hàng tồn kho. 

Giá trị trung bình hàng tồn kho = ($400.000 + $300.000) / 2 = $350.000

Vậy vòng quay hàng tồn kho = $1.000.000 / $350.000 = 2.86 lần

3. Ứng dụng của vòng quay tồn kho

Ứng dụng của vòng quay hàng tồn kho giúp doanh nghiệp xác định và điều chỉnh số lượng hàng tồn kho một cách hiệu quả. Đồng thời giúp dự đoán và lập kế hoạch nhập hàng mới sao cho phù hợp với nhu cầu thị trường. Dưới đây là một số ứng dụng phổ biến: 

• Đánh giá hiệu quả quản lý tồn kho: Cung cấp thông tin về tốc độ quay vòng của hàng tồn kho, từ đó giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của chiến lược quản lý tồn kho của mình. 
• Quản lý dòng tiền và vốn lưu động: Giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về cách tiền được rơi vào và rút ra từ quá trình sản xuất và bán hàng. Nếu vòng quay hàng tồn kho được cải thiện, có thể giảm áp lực tài chính do giảm chi phí lưu trữ và tăng dòng tiền.
• Đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp: Được sử dụng để đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp. Nếu hàng tồn kho từ nhà cung cấp xoay chuyển nhanh chóng, cho thấy họ cung cấp hàng hóa đúng lúc và chất lượng tốt.
• Dự báo và lập kế hoạch sản xuất: Bằng cách phân tích vòng quay hàng tồn kho, các doanh nghiệp có thể dự báo nhu cầu hàng tồn kho trong tương lai và điều chỉnh kế hoạch sản xuất một cách linh hoạt. 
• Xác định nhu cầu lưu trữ và vận chuyển: Các doanh nghiệp có thể dự đoán nhu cầu lưu trữ và vận chuyển hàng hóa. Điều này giúp họ tối ưu hóa quá trình lưu trữ và vận chuyển, giảm thiểu chi phí liên quan đến hàng tồn kho.

4. Số vòng quay hàng tồn kho tốt là bao nhiêu? 

Số vòng quay hàng tồn kho tốt sẽ phụ thuộc vào loại hình kinh doanh cụ thể và mục tiêu chiến lược của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, có một số hướng dẫn tổng quát để đánh giá xem một tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho có phản ánh hiệu suất quản lý tồn kho hiệu quả hay không.

Thông thường hệ số vòng quay tồn kho có thể dao động đối với một vài hình thức kinh doanh phổ biến như: 

• Các cửa hàng kinh doanh ở lĩnh vực như linh kiện thì chỉ số này có thể lên đến 40 vòng/ năm.
• Kinh doanh lĩnh vực thời trang thì hệ số vòng quay tồn kho trung bình sẽ nằm trong khoảng 4 đến 5.
• Các đại lý xe hơi thì chỉ số vòng quay cũng rất thấp chỉ khoảng 2 đến 3 vòng/ năm.
• Đối với lĩnh vực kinh doanh tạp hóa thì hệ số sẽ thường xấp xỉ trong khoảng 14.

Theo từng năm hay từng kỳ tuỳ thuộc vào những chiến lược của doanh nghiệp như sale lớn nhân dịp kỷ niệm, ra mắt sản phẩm mới, chương trình ưu đãi,… thì hệ số có thể thay đổi. 

Thêm vào đó, doanh nghiệp có thể tìm hiểu và so sánh với những cửa hàng đối thủ có cùng mặt hàng để xác định chỉ số vòng quay hàng tồn kho hiệu quả nhất. Nhờ đó có thể giúp doanh nghiệp tìm ra hệ số cũng như lên kế hoạch kinh doanh phù hợp cho kỳ kế tiếp. 

5. Cách tối ưu vòng quay hàng tồn kho

Tối ưu hóa vòng quay hàng tồn kho là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự chú ý đến nhiều khía cạnh của hoạt động kinh doanh và quản lý tồn kho. Dưới đây là một số cách cụ thể để tối ưu hóa vòng quay:

5.1. Tối ưu quản lý hàng hóa trong kho chính xác

Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần phải hiểu được nhu cầu của khách hàng và quản lý tồn kho sao cho hàng không bị đọng lại quá nhiều. Ở những giai đoạn khác nhau, phương pháp phân tích kỹ nhu cầu và xu hướng của khách hàng để có thể chủ động trong việc nhập hàng. Tránh trường hợp nhập quá nhiều hàng dẫn đến việc tồn kho quá nhiều không bán được. 

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm ERP tích hợp quản lý kho chính xác để vận hành cũng như quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn. Nhờ đó, doanh nghiệp biết được số lượng hàng tồn khi của từng loại sản phẩm để có thể lên kế hoạch nhập hàng hoặc chủ động đẩy những mặt hàng đang tồn kho ra ngoài thị trường.

5.2. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm ERP để quản lý hàng tồn kho 

Việc sử dụng phần mềm ERP để quản lý hàng tồn kho mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp, bao gồm:

• Tự động hóa quy trình quản lý hàng tồn kho: ERP giúp việc quản lý quy trình hàng tồn kho như quản lý đơn hàng, quản lý danh sách, vận chuyển,… trở nên dễ dàng hơn.
• Báo cáo tự động: Phần mềm ERP tự động tạo báo cáo cho doanh nghiệp theo thời gian thực, giúp ban điều hành có thể đưa ra các quyết định một cách kịp thời và chính xác.
• Điều chỉnh sản phẩm phù hợp: Quá nhiều hàng tồn kho sẽ chiếm không gian kho hoặc số lượng sản phẩm quá ít sẽ dẫn đến hết hàng. Hệ thống ERP quản lý tồn kho sẽ xử lý tất cả các tình huống trên. Phần mềm có thể theo dõi lượng hàng tồn kho thấp và tự động đặt hàng lại cho từng sản phẩm. Đặc biệt, ERP có thể ước tính nhu cầu sản phẩm, giảm thiểu rủi ro đặt hàng thừa.

Từ đó giúp doanh nghiệp nâng cao chỉ số vòng quay hàng tồn kho, cải thiện hiệu suất, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh.